Parlare di processi di stampa in un’era sempre più digitale non è retaggio di un’antica abitudine a usare la carta per scambiare informazioni. L’output di stampa, infatti, è ancora il punto arrivo di molti processi aziendali. Ordini, fatture, documenti di trasporto, bilanci, atti notarili, report, presentazioni, progetti ma anche documenti tecnici, manuali, listini, certificazioni, brochure… sono tantissimi i documenti che ogni giorno un’azienda ha bisogno di stampare per gestire meglio la propria comunicazione. Non a caso, quasi 5 aziende europee su 10 (il 48%) dichiara di aver addirittura aumentato il volume di documenti editati a colori (Fonte Quocirca: Print Sustainability Study 2016). Stampare un documento corredato di foto o immagini è diventata una prassi comune in qualsiasi realtà pubblica o privata.
Processi di stampa nell’era digitale: il valore della comunicazione
Migliorare i processi di stampa, dunque, è parte integrante di una strategia di comunicazione che fa parte della buona governance aziendale. Negli ultimi anni ai criteri di una gestione più efficiente si sono aggiunti quelli legati all’ecosostenibilità tecnologica, capitolo chiave per rendere più efficienti e virtuosi i processi organizzativi. Nuove politiche ambientali hanno sensibilizzato le persone rispetto al tema dell’inquinamento e della necessità di un uso più intelligente della carta per ridurre i consumi e gli sprechi. L’obiettivo? Stampare, ma con più intelligenza, finalizzando meglio le scelte e i servizi.
Analizzare esigenze, ma anche i comportamenti
Per generare un circolo virtuoso dell’informazione e ottimizzare i processi di stampa è importante considerare sia le modalità di gestione degli accessi e della sicurezza, sia l’operatività funzionale che comporta una vera e propria profilazione degli utenti. Questo perché non tutti gli uffici e non tutti gli utenti hanno bisogno di stampare e, quando stampano, non tutti gli uffici e non tutti gli utenti hanno necessità di farlo a colori. Inoltre va considerato come in azienda ci siano periodi in cui la frequenza di stampa è maggiore perché legata a determinate attività, mentre in altri è minore. Anche in questo caso, quando si fa un computo dei costi bisogna cercare di considerare come la variabile temporale non sia un semplice delta ma sia lo specchio dell’efficienza.
Ad un’analisi approfondita, ad esempio, può risultare che i costi di stampa nell’anno non siano granché significativi ma, sul singolo mese, siano eccessivamente elevati, da qui la necessità di una revisione dei processi per identificare gli sprechi e fare saving rispetto ai budget.
A seconda dell’operatività di ogni specifico utente ci sono molti processi di stampa su cui i responsabili possono intervenire ulteriormente per razionalizzare i consumi e i costi: quante sono, ad esempio, le code di stampa interrotte o mai portate a termine perché nel frattempo il documento è stato ulteriormente aggiornato e rieditato? Questo non capita solo nelle aziende che hanno una persona, se non addirittura un ufficio grafico, a disposizione ma anche (e spesso) negli uffici commerciali e nei reparti del marketing, dove le comunicazioni vengono condivise tra più persone e le modifiche dell’ultimo minuto sono all’ordine del giorno, ma anche negli studi professionali dove più persone lavorano a parti di progetto che poi vanno integrate in una presentazione condivisa. Quante volte accade che di uno stesso documento vengano lanciate diverse versioni che vanno a moltiplicare le code di stampa? Se l’utente si dimentica di annullare l’invio, la macchina poi entrerà inutilmente in produzione, consumando carta e inchiostri per niente.
Tecnologie di stampa: meglio laser o ink-jet?
Quali sono gli aspetti che influenzano maggiormente la scelta di una stampante, rispetto a un’altra? I ricercatori hanno potuto rilevare come l’affidabilità (57%) si collochi al primo posto, seguita dal prezzo (51%) e dai bassi costi di esercizio (41%) per tutte le aziende europee intervistate. Andando a guardare meglio lo spaccato italiano, gli analisti indicano come il riciclo della carta venga fatto da 7 aziende su 10 mentre solo il 22% delle aziende presta attenzione all’efficienza energetica. Meno di 3 aziende su 10 (29%) sono estremamente consapevoli di come le stampanti abbiano un impatto sull’ambiente, mentre il 33% dice di saperlo anche se questo non costituisce una particolare preoccupazione, il 28% afferma di non essere molto consapevole e l’8% dichiara di non tenere in alcuna considerazione la tematica green (Fonte: Quicirca Print Sustainability Study 2016).
Gli analisti di Quocirca hanno esplorato in dettaglio le scelte e le tendenze delle aziende europee in generale, e italiane in particolare, su quelle che possono essere le misure e le contromisure finalizzate a potenziare gli aspetti di un green printing virtuoso.
Tra le varie voci, il passaggio dalla tecnologia laser alla tecnologia inkjet è un aspetto chiave: il 26% delle aziende intervistate ha già effettuato la migrazione, mentre il 30% lo ha pianificato nei prossimi 12 mesi e un altro 26% lo ha messo in cantiere tra i progetti nel medio termine (oltre un anno). Solo il 18% delle aziende dice di non aver pianificato il cambiamento. In generale, è l’82% delle aziende ad aver scelto o a stare per scegliere un cambiamento tecnologico del parco stampanti a favore della tecnologia a getto di inchiostro.
In Italia, la ripartizione in dettaglio vede il 10% delle aziende ad avere solo ed esclusivamente stampanti inkjet, il 22% ad avere soprattutto stampanti inkjet e il 19% un parco misto tra laser e inkjet. Il 42% delle aziende attualmente ha più laser che inkjet, mentre il 7% usa solo stampanti a tecnologia laser. La spiegazione ha il suo perché: per anni le tecnologie laser offrivano una serie di caratteristiche che oggi, grazie a una ricerca e a uno sviluppo avanzati, sono state ampiamente raggiunte anche dalle tecnologie a getto d’inchiostro.
