Documentation Management Systems: ecco come ottimizzare il tempo degli impiegati

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Dall'archiviazione documentale alla possibilità di creare reports e workflow. Il tutto in "rete" ma senza necessità di connessione Internet

Da pochissimi anni esiste il Cloud: questo spazio online che ci permette di salvare e organizzare i nostri file in modo da poter accedere da qualsiasi luogo e con qualsiasi computer ai dati che noi abbiamo deciso di salvare in rete.

Ma perché è nata la necessità di creare questo tipo di tecnologia?

Come spiega questo articolo dal blog di LogicalDOC, la trasmissione e la catalogazione delle informazioni ha assunto un ruolo ancora più importante negli ultimi anni, sia in azienda sia nella nostra vita di tutti i giorni, e uno spazio Cloud dove poter trovare in qualsiasi momento le informazioni importanti e salvare i dati al di fuori di un sistema locale, come l’hard disk di un computer, che può essere soggetto, col passare del tempo, al deterioramento o a improvvisi danneggiamenti permanenti (con la conseguente perdita dei nostri dati).

Il Cloud ha, però, una grave limitazione: funziona solo con una connessione internet.

Proprio per questa ragione sono stati inventati software che permettono di salvare e organizzare i propri dati in spazi ibridi, avendo la possibilità di accedere ai contenuti in locale e online attraverso diversi “repositories”, o registri, in qualsiasi momento.

Tra i software più utili che possiamo trovare in rete esistono i DMS come LogicalDOC: il DMS, o Document Management System, è un software che ti permette di archiviare o catalogare i propri documenti o file, indicizzarli e modificarli all’interno del software stesso (o in collegamento con altri software dedicati). Avere un software di questo genere, utilizzato trasversalmente da tutti i dipendenti dell’azienda, rende facile il ritrovamento della documentazione necessaria, diminuendo il tempo e la fatica della ricerca.

Alcuni di questi software permettono, oltre all’archiviazione documentale, anche la possibilità di creare reports e workflow approvativi, permettere l’accesso nelle cartelle a dei gruppi di user specifici e molte altre funzioni estremamente utili che faciliteranno la vita di tutti i dipartimenti aziendali.

Ma qui sorge una domanda spontanea: è economicamente conveniente acquistare ed utilizzare un sistema di Gestione Documentale?

In questo articolo verificheremo i fattori che ti permetteranno di stabilire se tale acquisto possa essere vantaggioso per la tua impresa, e ti consiglieremo come poter integrare questo tipo di software nella tua azienda.

 

I 4 passaggi da seguire prima di comprare un DMS

1 – Individua le principali cause d’inefficienza nella tua azienda

Per capire se il software vale la candela, è sempre necessario verificare di cosa ha bisogno la propria azienda.

Se i processi risultano molto lenti, dovrai porti alcune semplici domande che ti aiuteranno a definire se l’utilizzo di un software di archiviazione documentale sarà un buon acquisto per la tua azienda.

-          I tuoi dipendenti possono ritrovare documenti in un breve lasso di tempo senza dover richiedere l’aiuto di un altro collega?

-          I tuoi dipendenti possono recuperare la documentazione anche quando non si trovano in ufficio o sono impegnati in meeting aziendali o con dei partner esterni (come ad esempio dei clienti)?

-          I tuoi dipendenti hanno la possibilità di verificare se un documento è stato modificato recentemente e poter recuperare le varie versioni precedenti con facilità?

-          I tuoi dipendenti hanno la possibilità di essere automaticamente avvisati qualora la documentazione cambi o qualora ci sia un nuovo documento in una specifica cartella riguardante un progetto importante?

Sicuramente, se non hai un sistema di archiviazione per i documenti aziendali, avrai risposto NO alla maggior parte delle domande sopra elencate…

Queste domande, infatti, permettono di scoprire una cruda verità: nonostante il ruolo vitale che la documentazione ricopre in un’azienda, non è sempre facile trovare, verificare e manipolare un documento con rapidità e facilità, influenzando i processi aziendali e aumentando i costi d’assunzione.

 

2 – Calcola come queste perdite di tempo possono pesare sul tuo bilancio

Dover cercare un documento è una perdita di tempo, ma come facciamo nella pratica a calcolare la perdita di denaro associata a questa mancanza di ottimizzazione nella ricerca documentale?

Prendiamo un articolo recente scritto da CIO: il sito dichiara che, in media, un impiegato spende 38 minuti al giorno alla ricerca di un documento. Possiamo assumere che con un DMS si possa ridurre il tempo di ricerca di almeno 15 minuti: questo significa che per ogni dipendente che lavora 220 giorni all’anno, sarà possibile recuperare 55 ore di lavoro. Per un’azienda di 10 persone dove si spende 20 euro all’ora per dipendente, si risparmierebbero fino a 11.000 euro l’anno. Questo calcolo può essere applicato anche alla tua azienda e serve a calcolare il ROI.

Il return on investment (o ROI, tradotto come indice di redditività del capitale investito o ritorno sugli investimenti) è un indice di bilancio che indica la redditività e l'efficienza economica della gestione caratteristica a prescindere dalle fonti utilizzate: esprime, cioè, quanto rende il capitale investito in quell'azienda - Wikipedia

In poche parole il ROI ti permette di capire se il capitale investito per un progetto (in questo caso il DMS) sarà redditizio oppure no.

 

3 – Assegna il progetto a qualcuno ed esegui un primo test su “strada”

Immaginiamo che, sulla carta, installare LogicalDOC sembri essere una buona scelta impresariale. La prima cosa da fare è assegnare il progetto a qualcuno che lo possa seguire dall’inizio alla fine.

Scegliere la persona che si occuperà del progetto è molto importante: sicuramente dovrà saperne d’informatica e conoscere bene quali sono i software attualmente in utilizzo all’interno dell’azienda e vedere come integrare questi ultimi con il Software di Gestione Documentale.

Molti software DMS che si rispettino permettono di scaricare una versione di prova che permette di utilizzare il software completo di tutte le funzionalità della versione acquistabile. Una volta richiesta la versione di prova, il capo-progetto assegnato dovrà incominciare un progetto pilota di piccola scala per verificare l’effettiva compatibilità del software ai processi aziendali e ai software correntemente utilizzati nella propria impresa.

Vuoi provare subito il migliore DMS in circolazione? Testa la versione di prova di LogicalDOC e incomincia la tua fase di test nella tua azienda a costo zero.

Una volta installato il DMS, sarà possibile iniziare a testarlo per il tempo necessario. È importante che in questa fase di Quality Testing ci sia un costante feedback da parte degli utilizzatori, così come è importante, da parte del capo-progetto, entrare in contatto con il servizio tecnico del software per vedere i dettagli ed integrare il software grazie all’aiuto di esperti informatici.

 

4 – Permetti alla tua azienda di sfruttare al meglio il software

Una volta deciso che il DMS è la scelta perfetta per te, devi essere sicuro che sia sfruttato al meglio e che si adatti alla tua azienda. Ma come?

Dare un training appropriato ai propri dipendenti

Nonostante LogicalDOC, a differenza di altri software, sia estremamente intuitivo, dispone di molte funzionalità che possono aiutare i dipendenti a gestire il proprio tempo e la propria produttività, ma che richiedono un training efficace e aggiornato: sarebbe quindi sicuramente utile fornire una formazione appropriata ai propri dipendenti per velocizzarne la corretta implementazione all’interno dell’azienda.

Procedure ed obbiettivi

Un training non è la sola cosa necessaria, è importante che le procedure aziendali associate al software siano rispettate.

Per questo motivo è importante richiedere uno sforzo supplementare ai propri impiegati, affinché eseguano le attività strettamente legate al software (come la ricerca dei documenti) nel minor tempo possibile e offrendo loro più tempo per tutti gli altri incarichi. In questa maniera si abitueranno ad usare il software più rapidamente e la transizione verso un archivio senza carta facile da consultare sarà più rapida.

Come detto in precedenza gli impiegati avranno sicuramente bisogno di avere una conoscenza profonda del software prima di poterlo utilizzare con maestria.

Resta in contatto con il supporto tecnico

Avere un software con un supporto tecnico efficiente alle spalle è sicuramente una preoccupazione in meno: Ogni possibile malfunzionamento del software deve essere trattata il più rapidamente possibile.

Questo vuol dire che entrare in contatto con degli esperti potrà semplificare la vita della tua azienda e dei tuoi impiegati.

Vale la pena utilizzare un DMS?

Come detto in precedenza, quando si parla di acquisti si parla d’investimento, e bisogna sempre sapere se l’investimento vale la proverbiale candela.

Detto questo non possiamo negare che la maggior parte delle volte, quando si acquista un DMS come LogicalDOC, non si torna più indietro: il software semplifica veramente la vita aziendale e l’investimento associato è veramente poca cosa a confronto.

Anche il risparmio è sempre evidente: il costo di carta e inchiostro, stampanti e luce, così come il tempo perso dagli impiegati, risulta ricompensare in breve tempo l’acquisto effettuato dall’impresa che intraprendere un percorso di ottimizzazione approcciandosi ad un sistema di gestione documentale.

©RIPRODUZIONE RISERVATA 12 Ottobre 2017

TAG: cluod, LogicalDOC, dms, workflow

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