L'archiviazione elettronica? Si fa in outsourcing

STRUMENTI

La società lombarda Idm sia avvia a chiudere il 2010 con fatturato di 29 milioni. Tra i top clients Rcs che invia online circa 29mila documenti ogni mese conservati in modalità digitale

di Stefania Lanzetti
Idm Group è avviato verso una chiusura di fine anno di 28-29 milioni di euro in termini di fatturato. Valore da confrontare con i 23 milioni dello scorso anno. Nel primo semestre a fine giugno il consuntivo era stato di 14,5 milioni, con un Ebitda (margine lordo) di 2,7 milioni. Idm (Integra Document Management) si posizione per ricavi, dimensioni (350 dipendenti, 90 più dell’anno prima), offerta e clienti (271, per il 60% nel settore finance) tra le prime tre società nel mercato italiano della gestione documentale. Uno sviluppo favorito dalla acquisizione nel 2009 di Anacomp Italia, focalizzata nei servizi di business process outsourcing e conservazione sostitutiva.

Tra i clienti acquisti nella prima parte dell’anno figura British Telecom Italia, che ha attivato con Idm processi di conservazione ottica e sostitutiva per i libri contabili e i registri Iva, mandando in conservazione milioni di pagine. Un ruolo insostituibile è svolto dalle risorse umane. Il maggior numero (215) opera nelle quattro sedi operative o Business Center di Milano, Subiate, Rho e Oradea. Gestiscono più di 600 processi: vi è un deployment tecnologico di 7milioni di immagini da scanner al mese e di 40milioni di immagini da spool/file, sempre l mese.
La società dispone di quattro sedi per le archiviazione fisica dei documenti a Subiate, Rho, Crema e Domodossola: i documenti archiviati sono 230 milioni, con una richiesta di 3500 richieste gestite giornalmente da parte di 51 addetti. L’archiviazione elettronica e la conservazione sostitutiva avviene nelle sedi di Milano e Rho: in questo caso le immagini online sono più di sei miliardi, con oltre 60mila utenti registrati.

Tra i clienti con cui Idm sta implementando nuovi processi di document management c’è il gruppo editoriale Rcs che ha scelto di investire nella dematerializzazione e dell’outsourcing per due principali motivi sottolineati in data odierna da Giampiero Tagliferri, dell’Area amministrativa Rcs, durante un incontro con la stampa tecnica. “Da un lato – osserva- siamo pressati da montagne di carta che ci portano via un sacco di spazio prezioso. Dall’altro le persone addette alla gestione delle risorse cartacee avrebbero cessato per limiti di età di lavorare e si sarebbero dovute sostituire. Donde la scelta di trasferire a Idm la gestione sia della sezione gestione fornitori sia della sezione contabilità, che hanno tipologie di documenti simili, con la sola esclusione di alcuni documenti ritenuti ‘delicati’ come le note spesa dei dipendenti”. Come si snoda il processo? Le tappe fondamentali sono le seguenti: Idm ritira settimanalmente le fatture registrate e suddivise per società (40); Rcs invia sempre settimanalmente in modo automatico via Ftp i dati di registrazione contabile; il caricamento online di immagini e indici è fatto entro i primi 5 gironi successivi al ritiro cartaceo; le fatture restano online senza limiti temporali e possono essere ricercate, stampate, inoltrate via email da tutti gli utenti Rcs autorizzati.

Regole e criteri preesistenti di catalogazione – ha precisato Tagliaferri – sono inseriti nel sistema documentale che Idm ha sviluppato per il gruppo editoriale. Due numeri: le immagini archiviate online al mese sono circa 29mila e circa 10mila i documenti scansionati sempre ogni mese.

28 Ottobre 2010