Gestione documentale più efficiente con Tesi

SAMSUNG ITALIA

Samsung Italia ha avviato la gestione elettronica e organizzata di tutti i documenti del ciclo ordine-pagamento attraverso e-Integration, il Gateway Internazionale per i documenti B2B del Gruppo Tesi. "Volevamo a disposizione uno strumento veloce e soprattutto di facile consultazione, rispetto all'archivio cartaceo – ha sottolineato Alessio Sangiovanni, Administration & Finance Director di Samsung Electronics Italia - che potesse rispondere alle esigenze operative di tutti gli uffici coinvolti nei rapporti con i clienti. Ed inoltre costituire la base di partenza per il successivo progetto di archiviazione ottica sostitutiva. La soluzione ha sicuramente migliorato l'efficienza del processo di gestione documentale - ha precisato Sangiovanni - permettendoci di cogliere in pieno gli obiettivi che ci eravamo fissati, compresa una riduzione dei costi gestionali. E la scelta di Tesi come provider del servizio è stata la naturale conseguenza di un soddisfacente rapporto di collaborazione già in essere per i processi Edi attivi – ha aggiunto - ed ha permesso di realizzare così una naturale integrazione di tutte le fasi di fatturazione attiva, dall'inizio alle fine del processo stesso”.

L’attività in carico alla Direzione It di Samsung Italia è stata di reperire ed inviare a Tesi i documenti pregressi, oggetto di archiviazione e, in concerto con la Direzione Amministrativa e Finanziaria, reperire i range di numerazione e le tipologie di documenti oggetto del servizio. Tesi ha predisposto invece la procedura per la conversione in formato Pdf secondo il layout fornito; la creazione degli indici di ricerca; la configurazione ed attivazione centrale del controllo di continuità di protocollazione e infine la configurazione ed alimentazione del sistema di gestione documentale e successivamente di conservazione a norma.

Ulteriore esigenza della Direzione Afc era di poter reperire i documenti in modo rapido e sicuro oltre che di poterli condividere internamente tra le varie funzioni aziendali. E importante era anche il fatto di poter fruire di un servizio in grado di rispondere ad eventuali richieste normative andando a sostituire i documenti cartacei con quelli elettronici. La Direzione It richiedeva inoltre la possibilità di poter ottimizzare i processi Edi attivi ormai da qualche anno. Così le due direzioni hanno congiuntamente deciso di demandare al partner Tesi il progetto completo di dematerializzazione dei documenti outbound, partendo da un unico file proprietario prodotto da Samsung fino ad arrivare alla consegna dei documenti al destinatario finale.

19 Maggio 2011