Concorsi, la Difesa digitalizza i processi

DEMATERIALIZZAZIONE

In campo la suite Life Cycle Enterprise di Adobe per abbattere gli errori di compilazione della modulistica e ottimizzare il flusso dei dati

di Federica Meta
Al ministero della Difesa i concorsi diventano “digitali”. Per abbattere l’ingente flusso di documentazione cartacea generato dalle domande di ammissione (circa 100mila ogni anno) ed eliminare l’inserimento manuale dei dati nel sistema informativo, il dicastero ha deciso di adottare un nuovo sistema per la gestione online targato Adobe. Adobe LiveCycle Enterprise Suite – questo il nome della soluzione – è più affidabile e completa di una semplice compilazione in html di moduli on line. Della soluzione vengono implementate le componenti Adobe LiveCycle Forms Es, Adobe LiveCycle Reader Extensions Es, Adobe LiveCycle Barcoded Forms Es.

Adobe LiveCycle Es è unl motore che gestisce il front-office dei concorsi del dicastero; le informazioni processate dalla piattaforma vengono poi interfacciate con soluzioni di terze parti: i moduli progettati sono predisposti ad hoc, in modo da contenere campi per le risposte multiple già precompilati. Parametri di avviso segnalano gli eventuali errori, per una compilazione corretta in ogni sua parte da parte del candidato. Per facilitare la compilazione della documentazione, il sistema prevede anche la possibilità, per l’utente, di procedere al download in locale del form, alla sua validazione e alla successiva immissione corretta nel sistema. La soluzione contempla tutte le feature di sicurezza richieste per una gestione corretta delle informazioni sensibili dei candidati.

Il sistema è usato in via sperimentale sui concorsi per l’Accademia Aeronautica e ai concorsi per il personale di truppa. L’obiettivo è la gestire online tutte le selezioni entro il 2011, anche se, per legge, è previsto comunque l’invio cartaceo dei documenti.

Le sperimentazioni hanno rilevato innegabili benefici. Per ciò che attiene l’attività interna, grazie alla compilazione online si è avuto un abbattimento del costo dedicato al personale (circa 300 le persone coinvolte). Le 100mila domande l’anno che giungono per le partecipazioni ai concorsi vengono processate in maniera corretta e snella. Vengono evitati errori di digitazione o ripetizione.

Grazie inoltre alla componente Adobe LiveCycle Barcoded Forms Es, il Ministero della Difesa può effettuare un controllo incrociato sulla modulistica che giunge presso le sedi. I dati provenienti dalla modulistica on line, già presenti sul database, vengono, non appena giunge anche copia cartacea della documentazione, confrontati grazie alla tecnologia ”Barcode 2D”. In questo modo vengono azzerati gli eventuali errori di copiatura.

“Il nuovo processo ha ottenuto positivi feedback da parte dei cittadini, che ci hanno spinto a proseguire nell’impegno alla digitalizzazione dei servizi spiega il tenente colonnello Alessio D’Andrea, Webmaster del Ministero della Difesa La mancanza di errori formali nella compilazione dei moduli ha permesso di abbattere anche il numero delle domande scorrette che giungevano al dicastero, e di ridurre drasticamente anche il numero dei ricorsi dovuti a rifiuto delle domande”.
Compilazione della modulistica anche in locale e successivo inserimento validato, utilizzo di comunicazioni interattive con i cittadini, tra cui e-mail e Sms: “Sono parti di una nuova dialogo che vede impegnato il Ministero sul fronte della comunicazione coi cittadini. Che non potremo che accrescere con il tempo”.

Nel prossimo futuro il dicastero prevede di integrare direttamente le informazioni relative ai vincitori dei concorsi al gestionale in uso all’ufficio Personale del Ministero.  Entro il 2011 è prevista anche l’implementazione della firma digitale, tramite la Carta Multiservizi della Difesa, per validare la documentazione e la modulistica relativa a un candidato, già militare, che voglia partecipare a un concorso interno.

07 Maggio 2010