Divenuto obbligatorio a partire da febbraio 2020 con le Direttive per il contenimento dell’emergenza sanitaria, lo smart working è stato una novità assoluta per oltre un terzo delle amministrazioni pubbliche italiane. E ha rappresentato una vera e propria rivoluzione, come emerge da un’indagine di Fpa (società del gruppo Digital360) a cui hanno risposto oltre 4 mila dipendenti pubblici.
Oggi, infatti, il 92,3% di questi dipendenti della Pa sta lavorando in modalità “smart” e per l’87,7% di loro si tratta di un’esperienza completamente nuova, per cui hanno dovuto utilizzare in maggioranza Pc, cellulari e connessioni internet personali, spesso condividendo lo spazio in cui lavorano con altri membri della famiglia, e senza ricevere una formazione specifica sul lavoro da remoto. Eppure, il bilancio dello smart working “forzato” nella Pa è assolutamente positivo: l’88% dei dipendenti giudica l’esperienza di successo e il 61,1% ritiene che questa nuova cultura, basata sulla flessibilità e sulla cooperazione all’interno degli enti, fra gli enti e nei rapporti con i cittadini e le imprese, prevarrà anche una volta finita la fase di emergenza.
Lo smart working ha permesso al 69,5% del personale della Pa di “organizzare e programmare meglio il proprio lavoro”, al 45,7% di “avere più tempo per sé e per la propria famiglia”, al 34,9% di “lavorare in un clima di maggior fiducia e responsabilizzazione”. In sette casi su 10 è stata assicurata totale continuità al lavoro, per il 41,3% dei lavoratori l’efficacia è persino migliorata (per un altro 40,9% è rimasta analoga). Per oltre il 50% la relazione con i colleghi è invariata, per il 20% addirittura migliorata. E se – come ha sottolineato la Ministra della Pa Fabiana Dadone – una volta tornati alla normalità almeno il 40% dei dipendenti pubblici dovrà adottare una modalità di lavoro agile, questi si dicono pronti: il 93,6% vorrebbe continuare a lavorare in smart working. Ma per la maggior parte (il 66%) il lavoro da casa deve essere integrato con dei rientri in ufficio organizzati e funzionali.
L’indagine realizzata da Fpa
Sono evidenze emerse come accennato dall’indagine “Strategie individuali e organizzative di risposta all’emergenza”, condotta da Fpa tra il 17 aprile e il 15 maggio 2020. Hanno partecipato allo studio in totale oltre 5.200 persone, di cui l’81% (4.262) dipendenti della pubblica amministrazione. La ricerca rappresenta un’anteprima di “Forum Pa 2020 – Resilienza digitale”, la manifestazione tutta in digitale con cui Fpa, dal 6 all’11 luglio, manderà in streaming una settimana di eventi (tavole rotonde, interviste, seminari, academy formative) sui temi dell’innovazione per la resilienza alla crisi.
“L’emergenza Covid-19 ha portato un’adozione massiva e rapida dello Smart Working nella PA, che può essere il punto di partenza per ridisegnare il futuro del lavoro pubblico”,commenta Gianni Dominici, Direttore Generale di Fpa. “Le amministrazioni che già stavano sperimentando il lavoro agile hanno saputo reagire meglio all’emergenza, riuscendo a mettere in poco tempo in smart working tutti i dipendenti e superando le difficoltà, tecnologiche e organizzative, causate inevitabilmente da questa introduzione forzata. Questa esperienza, tuttavia, sta dimostrando che anche nella Pa è possibile lavorare in modo flessibile e per obiettivi invece che guardando solo agli orari e al cartellino, con effetti positivi sia per l’attività che per la vita personale. “Perché lo smart working diventi effettivamente una nuova modalità di organizzazione del lavoro nella Pubblica Amministrazione”, conclude Dominici, “ora è necessario ripensare i processi di lavoro, definire puntualmente obiettivi e risultati individuali e fare formazione specifica sull’uso delle tecnologie e degli strumenti di comunicazione, come consigliano gli stessi dipendenti pubblici. A questo scopo, approfondiremo e commenteremo i risultati della ricerca durante Forum Pa 2020, che vuole contribuire a una diversa visione di sviluppo anche sul tema del lavoro pubblico”.
Mariano Corso, Presidente di P4I, la società di Advisory del gruppo Digital360 e responsabile dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, aggiunge: “Pur se avvenuta in modo spesso improvvisato, l’applicazione dello Smart Working per la Pa nella prima fase dell’emergenza ha dimostrato un’efficacia da molti inaspettata, infrangendo stereotipi e pregiudizi e dimostrando che un diverso modo di lavorare nella Pa non solo è possibile, ma può portare grandi benefici per le amministrazioni, i lavoratori e la società nel suo insieme. La gestione della fase 2 può oggi rappresentare l’occasione per rendere più efficaci le nuove modalità di lavoro, dimostrandone i benefici. In questo modo la fine dell’emergenza non sarà per la Pa un ritorno al passato, ma piuttosto un nuovo inizio da affrontare con modelli di lavoro più flessibili, efficienti e sostenibili”.
I risultati nel dettaglio: il boom dello smart working
A inizio 2020, prima dell’emergenza Covid-19 solo nel 8,6% delle pubbliche amministrazioni di provenienza degli intervistati lo smart working era una modalità di lavoro diffusa, mentre nel 45,8% era attiva una sperimentazione limitata a un gruppo di dipendenti; per il 39,2% dei dipendenti non era possibile lavorare in Smart Working nella loro organizzazione. Per effetto delle misure per il contenimento dei contagi, lo smart working “d’emergenza” è stato introdotto nel 98,8% delle amministrazioni degli intervistati, in alcuni casi come unica misura per la gestione del personale, nel 41% dei casi accompagnato dalla presenza in ufficio a turni e nel 40,5% dalla richiesta di utilizzare ferie e riposi arretrati.
Il 92,3% degli oltre 4200 dipendenti pubblici oggetto dell’indagine di Fpa sta lavorando in smart working. Il 73,5% di questi lavora da casa per tutto l’orario di lavoro, il 18,8% compie alcuni rientri in ufficio o sospensioni del lavoro con giorni di ferie, recuperi o congedi. Gli esclusi dallo smart working sono appena il 4,7% (il 2% per scelta personale, l’1,2% perché in settori essenziali o servizi indifferibili, un altro 1,2% perché lavora in enti che non l’hanno attivato).
Se in questi anni uno degli ostacoli alla diffusione dello smart working è stata l’inadeguatezza delle dotazioni tecnologiche la soluzione è venuta dalle persone: il 68,2% del personale ha utilizzato il proprio Pc, il 77,1% il proprio telefono cellulare, il 95% la connessione internet domestica, anche se il 68,3% non ha ricevuto formazione specifica sul lavoro da remoto. I limiti tecnologici in realtà si sono rivelati un ostacolo piuttosto limitato (per il 21,8% un problema è stata la qualità della connessione e per il 19,3% le attrezzature non appropriate). Gli aspetti più problematici sono relazionali: la difficoltà a mantenere delle relazioni sociali con i colleghi (35,9%), fare i conti con una sensazione di isolamento lavorativo (27,9%), conciliare le esigenze familiari con quelle lavorative (22,3%).
Nonostante l’introduzione così rapida, il bilancio dell’esperienza di smart working è indubbiamente positivo: per l’88% dei dipendenti pubblici l’esperienza sarà preziosa una volta tornati alla normalità. Tra gli aspetti più positivi, per il 69,5% c’è la possibilità di organizzare e programmare meglio il lavoro, per il 45,7% l’avere più tempo per sé e per la propria famiglia, per il 34,9% lavorare in un clima di maggior fiducia e responsabilizzazione, per il 24% un modo di lavorare più stimolante. Per il 41,3% dei dipendenti PA, l’efficacia lavorativa è migliorata e per un altro 40,9% è rimasta analoga.
Lo sguardo verso il futuro
Come detto, quasi il 94%% dei dipendenti pubblici vorrebbe continuare a lavorare in smart working se gli venisse offerta la possibilità una volta tornati alla normalità. Per la maggior parte di questi (il 66%) il lavoro da casa non deve essere full time, ma integrato con dei rientri in ufficio organizzati e funzionali. Sulla base di questo periodo di sperimentazione “forzata”, i consigli dei dipendenti per uno smart working a regime nella Pa sono di ripensare i processi di lavoro (57%), definire puntualmente obiettivi e risultati individuali (36,6%) fare formazione specifica sull’uso delle tecnologie e degli strumenti di comunicazione (31,6%) e introdurre maggiore fiducia da parte dell’azienda/ente e dei suoi vertici (22,9%). Ma i lavoratori pubblici sono ottimisti: secondo il 61,1%, la nuova cultura basata sulla flessibilità e sulla cooperazione all’interno degli enti, fra gli enti e nei rapporti con i cittadini e le imprese prevarrà una volta finita la fase di emergenza.
Per il 56% dei dipendenti pubblici il periodo di lockdown ha rappresentato anche un’occasione per dedicare tempo alla formazione. Per lo più corsi di formazione a distanza, ma anche webinar di approfondimento, lettura di articoli su riviste o siti tematici, studio di saggi e manuali.
Tra i temi di approfondimento, al primo posto c’è proprio lo smart working (il 54,4%), seguito da approfondimenti su aspetti giuridici-normativi che vanno dal codice degli appalti, all’anticorruzione, alla privacy e al Gdpr (45,8%) e aspetti specifici legati al Covid19 (33.2%). Ma ci si è anche formati sulle competenze digitali e sull’uso di strumenti informatici e piattaforme di lavoro a distanza e collaborazione.
