La possibilità di inviare al Sistema di Interscambio (SdI) fatture elettroniche prive di firma digitale è stata accolta dai più come una bella semplificazione. Ma è davvero così? Premesso che questa possibilità è limitata alla sola fatturazione elettronica tra privati, mentre verso la Pubblica Amministrazione la presenza della firma digitale resta caratteristica obbligatoria, la fattura elettronica possiede requisiti che devono essere garantiti fin dal momento della sua produzione:
- Autenticità dell’origine: l’identità del fornitore e/o dell’emittente devono essere certe
- Integrità del contenuto: il contenuto della fattura non può essere alterato
- Leggibilità ad occhio umano
Se alla leggibilità siamo più sensibili perché riguarda la nostra operatività quotidiana, spesso ci dimentichiamo dell’Autenticità e dell’Integrità, che restano tuttavia requisiti obbligatori. La Direttiva 2010/45/UE ha spiegato che l’obbligo di assicurare il rispetto di questi attributi vale per entrambi i soggetti passivi, fornitore e cliente, e che ognuno può farlo scegliendo il metodo che meglio preferisce, in modo indipendente.
L’Agenzia delle Entrate, con la Circolare 18/E del 24.06.2014, ha chiarito quali siano i metodi, alternativi alla firma digitale, a disposizione dei soggetti passivi per garantire alla fattura gli specifici requisiti di A.I.L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. Escludendo i processi EDI, non applicabili alla piattaforma SdI, l’alternativa alla firma digitale è rappresentata dall’istituzione di un sistema di controllo di gestione.
Riprendendo la Circolare, si tratta di “un percorso affidabile tra fatture e prestazioni sottostanti (vendita o acquisto di beni/servizi) come mezzo per dimostrare anche l’autenticità e l’integrità delle fatture elettroniche”. Un percorso dove ogni movimento/operazione viene registrato e collegato a quello successivo o precedente, anche in modo trasversale su diversi processi, se questi concorrono alla creazione/registrazione del documento fattura.
La verificabilità di questo percorso deve essere garantita per tutto il ciclo di vita della fattura: ciò significa che si dovrà sottoporre a conservazione digitale non solo il documento fattura ma tutta la documentazione che concorre a garantirne i requisiti di autenticità e integrità (contratti, ordini, DDT, avvisi di spedizione, documentazione bancaria, verifiche di qualità, …). Indubbiamente un sistema complesso, che vedrà la sua giusta diffusione con l’estensione dello scambio di documenti strutturati (quello che avverrà tra qualche anno, con l’utilizzo dello standard UBL che potremo usare non solo per scambiarci la Fattura Elettronica Europea) ma che oggi trova pochi esempi concreti di realizzazione.
Ad oggi il dato certo è che è obbligatorio garantire questi requisiti e che per farlo è a nostra disposizione uno strumento diffuso, accessibile a tutti e di facile utilizzo: la firma digitale, la cui apposizione può anche essere delegata ad un provider, quale è Indicom. Indicom può infatti assumere il ruolo di Soggetto Emittente, e apporre la propria firma digitale sul documento fattura, o attivare un processo di firma automatica massiva installando il certificato del cliente sul proprio HSM.
