Avere una segretaria virtuale invece di una in carne e ossa può dimostrarsi una mossa vincente per molti professionisti, artigiani o piccole e medie imprese, con vantaggi apprezzabili nel campo della flessibilità e del lavoro agile, dell’ottimizzazione dei costi e delle competenze di comunicazione e marketing. Sono i dati che emergono da uno studio di Zeuner, call center di Seveso nell’hinterland milanese, che sta scommettendo sui vantaggi che professionisti, Pmi e artigiani possono ricevere dalla virtual assistant.
Sempre più professionisti stanno adottando formule di flessibilità lavorativa sul fronte del luogo, dell’orario e degli strumenti da utilizzare per il proprio mestiere e allo stesso modo si sta diffondendo la segretaria virtuale, che consente l’ottimizzazione delle risorse e al personale di occuparsi delle mansioni più importanti. D’altra parte, la scelta di utilizzare una segreteria telefonica con registrazione del messaggio per sopperire alla mancanza di quella personale non funziona: più del 63% di chi chiama percepisce la voce riprodotta come impersonale e riaggancia. Per questo si sta divulgando l’utilizzo di operatori specializzati con funzione di segretaria virtuale fornita dal call center.
“La segretaria virtuale – afferma Marco Carloni (a destra nella foto), amministratore delegato di Zeuner – è coerente con il nuovo contesto del mondo del lavoro. Consente alta flessibilità e si può attivare in diverse fasce orarie quando necessario. La reperibilità è assoluta perché se l’utente è impegnato o altro personale non può rispondere, viene attuata la deviazione di chiamata. Non ci si deve più preoccupare se la segretaria si assenta per malattia o ferie. Il vantaggio maggiore è l’ottimizzazione del personale con lo snellimento dell’organico e dei costi”.
“L’utilizzo della segreteria a distanza – spiega Vittorio Figini (a sinistra nella foto), presidente di Zeuner - asseconda i requisiti organizzativi e gestionali necessari per essere competitivi. Può per esempio essere uno strumento di marketing per fissare appuntamenti, fornire comunicazioni e informazioni, raccogliere adesioni per eventi gestendo calendari delle presenze e dando informazioni sulle strutture ricettive. A guadagnarne è l’immagine dell’azienda: un operatore specializzato, continuamente formato e supportato da massima tecnologia, è in grado di garantire una qualità elevata della prestazione”.
