Workflow più veloci e sicuri, con una piattaforma facile da usare, e che offre uno strumento per lo Smart Working in azienda: queste le caratteristiche di FormaScritta, la nuova soluzione di Ifin Sistemi, conservatore accreditato AgID, erogata in forma di servizio web di Digital Transaction Management, che permette di orchestrare digitalmente le transazioni aziendali basate su documenti e di gestire i processi approvativi con l’apposizione di firma digitale. È una soluzione che gestisce l’intero ciclo approvativo su qualsiasi documento, con qualsiasi dispositivo di firma elettronica, su device fissi e mobili. Consente di inviare, approvare, firmare, condividere e conservare a norma di legge i documenti, eliminando con la tecnologia digitale le lungaggini della tradizionale gestione documentale cartacea.
I processi completamente digitali sono un vantaggio competitivo per le imprese: poter consultare e firmare i documenti aziendali in qualsiasi momento, condividere in sicurezza le informazioni all’interno e all’esterno dell’azienda e mantenere il controllo dell’intero processo autorizzativo è un fattore di produttività, velocità e efficienza.
“FormaScritta permette di accelerare e snellire le procedure, gestire le operazioni da mobile, rafforzare il controllo e la sicurezza, migliorare la user experience”, afferma l’Ad di Ifin Sistemi Giovanni Maria Martingano. “FormaScritta è una soluzione che si può erogare sia on-premise che su Cloud, e naturalmente possono avvalersene anche i system integrator per inserirla in pacchetti di soluzioni di gestione dei workflow”.
La soluzione coniuga tutti gli elementi che hanno determinato il successo dei prodotti Ifin Sistemi, che vanta 750 milioni di documenti digitalizzati ogni anno e oltre 2.500 clienti. “Tecnologia robusta e sicura, ma user experience semplice, grazie alla piattaforma web-based”, sintetizza Martingano. “L’utilizzo anche da smartphone o tablet rende possibile gestire l’intero workflow sempre e ovunque, in piena ottica Smart Working. L’accesso da Cloud e mobile è sempre più diffuso tra le aziende e richiede un connubio di sicurezza e usabilità nelle soluzioni tecnologiche”. Il sistema è personalizzabile: il cliente può richiedere applicazioni ad hoc per il proprio business.
Tra i punti di forza di FormaScritta c’è la prevenzione degli errori che possono verificarsi nella gestione non digitalizzata: FormaScritta, per esempio, controlla se una firma non è valida o se in un documento è stato inserito un nuovo paragrafo; senza necessità di scandagliare decine se non centinaia di pagine, la soluzione digitalizzata segnala tutte le irregolarità o le modifiche, evitando di perdere tempo e di sprecare risorse.
Uno dei pilastri della sicurezza del sistema di FormaScritta è il monitoraggio costante del flusso approvativo (è possibile per esempio rilevare chi non ha ancora firmato o capire perché un documento è stato rigettato). “La velocità è un fattore competitivo essenziale per le imprese che la digitalizzazione del workflow abilita”, osserva Martingano. “L’intero processo è consultabile in tempo reale”. Ifin Sistemi ha anche un solido sistema di gestione degli accrediti e autorizzazione degli accessi, nonché di protezione della firma e di tutti i dati, in linea con le prescrizioni sulla privacy e il rispetto e delle informazioni sensibili o strategiche.
Altro elemento chiave è la gestione di qualunque tipo di documento che debba essere approvato e firmato, non solo relativo ai cicli interni dell’azienda, ma anche ai cicli esterni. «Questo permette di rendere il fornitore attore in prima persona del workflow aziendale, favorendo la creazione di un ecosistema di collaborazione e Smart Working che responsabilizza tutti gli anelli della catena e migliora l’efficienza di tutti», indica Martingano.
Infine, ma non meno importante, l’ecosistema abilitato da FormaScritta non funziona solo in Italia, ma abilita in tutto il mondo lo scambio di documenti di ogni genere e la firma digitale, supportando le aziende italiane nel processo di internazionalizzazione e rendendole competitive su scala globale.
