Meno costi, le aziende scelgono Document Management

HP

La riduzione dei costi nei prossimi 12/18 mesi sarà l’elemento più importante, oltre ad essere l’unità di misura per valutare il successo delle performance aziendali, per tutte le applicazioni di document management, secondo Enrico Toson, Enterprise Printing Solutions &Services sales manager, HP Imaging and Printing Group Italiana.

Enrico Toson sottolinea come lo sviluppo e l’ampliamento del document management a livello aziendale siano dovuti a una serie di fattori come l’efficienza operativa, la compliance, la sicurezza e il rispetto ambientale.
“Queste problematiche sussisteranno ancora, ma le priorità delle aziende sono la riduzione dei costi e la salvaguardia dei flussi di reddito, e una corretta gestione dei flussi dei documenti può venire incontro a queste esigenze”, continua Toson.

Secondo una ricerca sullo stato dell’industria del 2008 condotta dall’AIIM Enterprise Content Management Trade Association, un miglior rendimento era il principale elemento per la scelta delle soluzioni di document e records management (citato dal 32% degli intervistati) seguito da “una più veloce reattività da parte dell’azienda” (28%). Fattori come il “miglioramento del servizio clienti”, la “compliance” e la “riduzione dei costi” sono stati citati rispettivamente da meno del 7% degli intervistati.
“Nel 2009 vedremo la voce “riduzione dei costi” raggiungere la cima della lista delle ragioni che spingeranno le aziende ad applicare o ampliare le soluzioni di document management”, ha aggiunto Toson.

La nuova interpretazione del rapporto tra contenuto stampato e documentazione elettronica
Secondo Toson, è proprio la costante presenza della carta stampata in azienda a rendere così importante e necessaria la scelta dell’Enterprise Document Management per le imprese.

“La carta continua ad essere una voce di costo importante per le imprese. Essendo uno strumento per conservare e scambiare informazioni, è relativamente costosa, poco sicura ed ha un forte impatto ambientale. Secondo la società di analisi Gartner , un documento è copiato in media, sia fisicamente sia elettronicamente, da 9 a 11 volte con un relativo costo di circa 18$; l’archiviazione dei documenti costa all’incirca 20$, mentre il ritrovo di un documento non archiviato costa circa 120$. E questi sono solo alcuni esempi, che non ci permettono di avere un quadro completo di quello che potrebbe essere davvero l’impatto reale delle spese per l’archiviazione o per la consegna manuale dei documenti” afferma Toson.

Tuttavia, gli utenti finali – sia i clienti sia gli impiegati – continuano ad affidarsi alla carta stampata per analizzare, rivedere e prendere le decisioni. Secondo gli analisti di Quocirca, la comunicazione digitale ha guidato la crescita dei contenuti stampati, mentre la società di ricerca Lyra descrive la crescita registrata nel mercato di toner e inchiostro in tutto il mondo tra il 2000 e il 2007 come “senza precedenti”.

“La carta rimane un elemento indispensabile all’interno del flusso di lavoro aziendale, ma essendoci un potenziale di risparmio in gioco così alto, le aziende dovrebbero focalizzarsi sull’ottimizzazione del rapporto tra stampa e contenuto elettronico. Questo fattore sarà determinante per lo sviluppo del document management in azienda nei prossimi 12-18 mesi” aggiunge Toson.

Le strategie di document management, inoltre, apportano degli importanti benefici a livello ambientale, oltre ad un maggior rendimento dei costi. Sia che si tratti di rispettare le aspettative degli stakeholder o le normative, tutte le imprese devono prestare maggiore attenzione all’uso sostenibile di acqua, energie e altre risorse. L’applicazione delle soluzioni di document management permette di digitalizzare il flusso di lavoro, ottenendo di conseguenza un minor spreco di sostanze chimiche, acqua ed energia, fattori che hanno come risultato finale un impatto positivo.

27 Aprile 2009