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Meno costi, le aziende scelgono Document Management

27 Apr 2009

La riduzione dei costi nei prossimi 12/18 mesi sarà l’elemento
più importante, oltre ad essere l’unità di misura per valutare
il successo delle performance aziendali, per tutte le applicazioni
di document management, secondo Enrico Toson, Enterprise Printing
Solutions &Services sales manager, HP Imaging and Printing Group
Italiana.

Enrico Toson sottolinea come lo sviluppo e l’ampliamento del
document management a livello aziendale siano dovuti a una serie di
fattori come l’efficienza operativa, la compliance, la sicurezza
e il rispetto ambientale.
“Queste problematiche sussisteranno ancora, ma le priorità delle
aziende sono la riduzione dei costi e la salvaguardia dei flussi di
reddito, e una corretta gestione dei flussi dei documenti può
venire incontro a queste esigenze”, continua Toson.

Secondo una ricerca sullo stato dell’industria del 2008 condotta
dall’AIIM Enterprise Content Management Trade Association, un
miglior rendimento era il principale elemento per la scelta delle
soluzioni di document e records management (citato dal 32% degli
intervistati) seguito da “una più veloce reattività da parte
dell’azienda” (28%). Fattori come il “miglioramento del
servizio clienti”, la “compliance” e la “riduzione dei
costi” sono stati citati rispettivamente da meno del 7% degli
intervistati.
“Nel 2009 vedremo la voce “riduzione dei costi” raggiungere
la cima della lista delle ragioni che spingeranno le aziende ad
applicare o ampliare le soluzioni di document management”, ha
aggiunto Toson.

La nuova interpretazione del rapporto tra contenuto stampato e
documentazione elettronica
Secondo Toson, è proprio la costante presenza della carta stampata
in azienda a rendere così importante e necessaria la scelta
dell’Enterprise Document Management per le imprese.

“La carta continua ad essere una voce di costo importante per le
imprese. Essendo uno strumento per conservare e scambiare
informazioni, è relativamente costosa, poco sicura ed ha un forte
impatto ambientale. Secondo la società di analisi Gartner , un
documento è copiato in media, sia fisicamente sia
elettronicamente, da 9 a 11 volte con un relativo costo di circa
18$; l’archiviazione dei documenti costa all’incirca 20$,
mentre il ritrovo di un documento non archiviato costa circa 120$.
E questi sono solo alcuni esempi, che non ci permettono di avere un
quadro completo di quello che potrebbe essere davvero l’impatto
reale delle spese per l’archiviazione o per la consegna manuale
dei documenti” afferma Toson.

Tuttavia, gli utenti finali – sia i clienti sia gli impiegati –
continuano ad affidarsi alla carta stampata per analizzare,
rivedere e prendere le decisioni. Secondo gli analisti di Quocirca,
la comunicazione digitale ha guidato la crescita dei contenuti
stampati, mentre la società di ricerca Lyra descrive la crescita
registrata nel mercato di toner e inchiostro in tutto il mondo tra
il 2000 e il 2007 come “senza precedenti”.

“La carta rimane un elemento indispensabile all’interno del
flusso di lavoro aziendale, ma essendoci un potenziale di risparmio
in gioco così alto, le aziende dovrebbero focalizzarsi
sull’ottimizzazione del rapporto tra stampa e contenuto
elettronico. Questo fattore sarà determinante per lo sviluppo del
document management in azienda nei prossimi 12-18 mesi” aggiunge
Toson.

Le strategie di document management, inoltre, apportano degli
importanti benefici a livello ambientale, oltre ad un maggior
rendimento dei costi. Sia che si tratti di rispettare le
aspettative degli stakeholder o le normative, tutte le imprese
devono prestare maggiore attenzione all’uso sostenibile di acqua,
energie e altre risorse. L’applicazione delle soluzioni di
document management permette di digitalizzare il flusso di lavoro,
ottenendo di conseguenza un minor spreco di sostanze chimiche,
acqua ed energia, fattori che hanno come risultato finale un
impatto positivo.