In azienda la produttività soffocata dall'e-mail

FENOMENI

I lavoratori passano un terzo del tempo a leggere e cancellare messaggi con un danno di improduttività annuale calcolato in sei settimane per dipendente. Atos Origin apripista: addio alla posta elettronica per le comunicazioni interne

di Andrea Ciccolini
L’e-mail è destinata a scomparire? Saranno i social network e gli strumenti di “condivisione” a soppiantarla? Ancora presto per una risposta certa, ma sul tema si è aperto il dibattito. E qualcuno ha già deciso di passare all’azione. La società informatica francese Atos Origin abolirà, entro tre anni, l’uso dell’e-mail per le comunicazioni interne.

“La posta elettronica - sottolinea William Rice, il principale consulente dell’azienda - è un’anticaglia tecnologica che non si è evoluta molto dal concetto originale”. Sull’utilità dell’e-mail sul posto di lavoro si sono espressi anche gli analisti della società di ricerca Webtorials a cui è stata commissionata un’indagine ad hoc da parte della compagnia telefonica texana Fonality.

Secondo lo studio, nelle piccole e medie imprese la giornata lavorativa è per metà dedicata a compiti necessari ma non produttivi: fra questi ci sono le attività di comunicazione elettronica interna che spesso si traducono in perdite di tempo nel leggere e filtrare le informazioni, tenendo conto, fra l’altro, del progressivo aumento dello spamming. Il report rileva che i lavoratori spendono il 36% della giornata a contattare clienti e colleghi, cercare informazioni e pianificare riunioni, operazioni eseguite in buona parte via e-mail.

“Abbiamo constatato che riducendo del 25% le operazioni improduttive legate alla gestione delle comunicazioni è possibile guadagnare, ogni anno, sei settimane di produttività per dipendente. Ciò dovrebbe suscitare una reazione da parte degli imprenditori”, sottolinea Steve Taylor, redattore ed editore di Webtorials. Gli analisti hanno spiegato come, assegnando alle tecnologie di comunicazione unificata un ruolo principe nella gestione efficace ed integrata di e-mail e telefonate, in un’azienda di cinquanta lavoratori con stipendi annui compresi tra 40mila e 100mila dollari, il risparmio annuo può arrivare a 950mila dollari. Che l’e-mail stia perdendo colpi lo dimostrano anche i risultati di una recente rilevazione di ComScore: l’utilizzo della posta elettronica è sceso del 49% fra la popolazione in fascia d’età 14-17 anni e del 12% tra le persone tra i 45 e i 54 anni.

“Al momento credo che la nostra azienda sia la prima al mondo ad aver preso la decisione di abbandonare l’e-mail - puntualizza Thierry Breton, Ceo di Atos-. L’e-mail, all’origine, era uno strumento formidabile. Ma il suo uso si è distorto divenendo insostenibile a livello professionale. In media un lavoratore passa da cinque a venti ore settimanali a leggere le sue e-mail e gestirle. Su duecento e-mail ricevute ogni giorno, in media solo fra il 10 e il 20% sono realmente utili”.

L’e-mail sarà utilizzata solo per le comunicazioni con l’esterno. Rice racconta che alla notizia dello “smantellamento” dell’e-mail, i dipendenti sono rimasti molto stupiti “ma, approfondendo la questione, l’idea non è sembrata poi così estrema”. “Abbandonare l’e-mail a favore di nuovi strumenti rappresenta un cambio di cultura e di atteggiamento” conclude Rice che pensa che il grande problema dell’e-mail è rappresentato dal fatto che l’unico ordine che rispetta è quello cronologico. In base alla roadmap, l’azienda francese, per i primi sei mesi si concentrerà nell’individuare le modalità con le quali gli 80mila dipendenti si scambiano le informazioni.

Nel frattempo però la “crociata” ha già sortito i primi effetti: Atos ha adottato strumenti che hanno ridotto il volume di e-mail di circa il 20%. Le soluzioni alle quali sta pensando l’azienda comprendono l’istant messaging, le videoconferenze e le reti sociali. “Molti giovani lavoratori non utilizzano già più l’e-mail ma passano attraverso i social network”, puntualizza Breton. È Facebook il modello di riferimento e non è un caso se fra i fautori dell’abbandono dell’e-mail ci sia Mark Zuckerberg: “Un sistema di messaggistica moderno non può essere rappresentato dall’e-mail”.

23 Maggio 2011