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In azienda la produttività soffocata dall’e-mail

I lavoratori passano un terzo del tempo a leggere e cancellare messaggi con un danno di improduttività annuale calcolato in sei settimane per dipendente. Atos Origin apripista: addio alla posta elettronica per le comunicazioni interne

23 Mag 2011

L’e-mail è destinata a scomparire? Saranno i social network e
gli strumenti di “condivisione” a soppiantarla? Ancora presto
per una risposta certa, ma sul tema si è aperto il dibattito. E
qualcuno ha già deciso di passare all’azione. La società
informatica francese Atos Origin abolirà, entro
tre anni, l’uso dell’e-mail per le comunicazioni interne.

“La posta elettronica – sottolinea William Rice,
il principale consulente dell’azienda – è un’anticaglia
tecnologica che non si è evoluta molto dal concetto originale”.
Sull’utilità dell’e-mail sul posto di lavoro si sono espressi
anche gli analisti della società di ricerca Webtorials a cui è
stata commissionata un’indagine ad hoc da parte della compagnia
telefonica texana Fonality.

Secondo lo studio, nelle piccole e medie imprese la giornata
lavorativa è per metà dedicata a compiti necessari ma non
produttivi: fra questi ci sono le attività di comunicazione
elettronica interna che spesso si traducono in perdite di tempo nel
leggere e filtrare le informazioni, tenendo conto, fra l’altro,
del progressivo aumento dello spamming. Il report rileva che i
lavoratori spendono il 36% della giornata a contattare clienti e
colleghi, cercare informazioni e pianificare riunioni, operazioni
eseguite in buona parte via e-mail.

“Abbiamo constatato che riducendo del 25% le operazioni
improduttive legate alla gestione delle comunicazioni è possibile
guadagnare, ogni anno, sei settimane di produttività per
dipendente. Ciò dovrebbe suscitare una reazione da parte degli
imprenditori”, sottolinea Steve Taylor,
redattore ed editore di Webtorials. Gli analisti hanno spiegato
come, assegnando alle tecnologie di comunicazione unificata un
ruolo principe nella gestione efficace ed integrata di e-mail e
telefonate, in un’azienda di cinquanta lavoratori con stipendi
annui compresi tra 40mila e 100mila dollari, il risparmio annuo
può arrivare a 950mila dollari. Che l’e-mail stia perdendo colpi
lo dimostrano anche i risultati di una recente rilevazione di
ComScore: l’utilizzo della posta elettronica è sceso del 49% fra
la popolazione in fascia d’età 14-17 anni e del 12% tra le
persone tra i 45 e i 54 anni.

“Al momento credo che la nostra azienda sia la prima al mondo ad
aver preso la decisione di abbandonare l’e-mail – puntualizza
Thierry Breton, Ceo di Atos-. L’e-mail,
all’origine, era uno strumento formidabile. Ma il suo uso si è
distorto divenendo insostenibile a livello professionale. In media
un lavoratore passa da cinque a venti ore settimanali a leggere le
sue e-mail e gestirle. Su duecento e-mail ricevute ogni giorno, in
media solo fra il 10 e il 20% sono realmente utili”.

L’e-mail sarà utilizzata solo per le comunicazioni con
l’esterno. Rice racconta che alla notizia dello
“smantellamento” dell’e-mail, i dipendenti sono rimasti molto
stupiti “ma, approfondendo la questione, l’idea non è sembrata
poi così estrema”. “Abbandonare l’e-mail a favore di nuovi
strumenti rappresenta un cambio di cultura e di atteggiamento”
conclude Rice che pensa che il grande problema dell’e-mail è
rappresentato dal fatto che l’unico ordine che rispetta è quello
cronologico. In base alla roadmap, l’azienda francese, per i
primi sei mesi si concentrerà nell’individuare le modalità con
le quali gli 80mila dipendenti si scambiano le informazioni.

Nel frattempo però la “crociata” ha già sortito i primi
effetti: Atos ha adottato strumenti che hanno ridotto il volume di
e-mail di circa il 20%. Le soluzioni alle quali sta pensando
l’azienda comprendono l’istant messaging, le videoconferenze e
le reti sociali. “Molti giovani lavoratori non utilizzano già
più l’e-mail ma passano attraverso i social network”,
puntualizza Breton. È Facebook il modello di riferimento e non è
un caso se fra i fautori dell’abbandono dell’e-mail ci sia
Mark Zuckerberg: “Un sistema di messaggistica
moderno non può essere rappresentato dall’e-mail”.

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