Carta prepagata aziendale: guida al migliore strumento per il controllo dei budget

Oggi la carta prepagata aziendale ha superato la mera funzione di pagamento per diventare un asset di gestione che garantisce disciplina finanziaria, snellezza amministrativa e una base dati solida per le decisioni economiche future dell’azienda.

Dunque la carta prepagata aziendale si afferma come una risorsa strategica non solo per la liquidità, ma soprattutto per l’ottimizzazione e il controllo rigoroso dei costi operativi.

A differenza delle carte di credito aziendali tradizionali, la prepagata è uno strumento a saldo zero o a plafond ricaricabile, il che la rende intrinsecamente immune al rischio di scopertura e di debiti non previsti. Questa caratteristica risponde direttamente a una delle principali esigenze del management finanziario: la certezza della spesa.

I pilastri del controllo finanziario con la carta prepagata aziendale

L’impiego di una carta prepagata business incide su tre aree fondamentali della gestione dei costi:

1. Trasparenza e tracciabilità: Ogni transazione effettuata con una carta prepagata aziendale genera immediatamente una registrazione digitale. Questo elimina la dispersione di scontrini cartacei e l’attesa per l’aggiornamento dei conti, garantendo ai responsabili finanziari una visione in tempo reale (o quasi) di dove, come e quando il denaro viene speso. Questa funzione non è solo una comodità gestionale, ma risponde anche a un’esigenza di conformità normativa. Le disposizioni della Legge di Bilancio 2025 hanno progressivamente imposto l’obbligo di tracciabilità per la deducibilità di numerose spese professionali e aziendali. L’uso di strumenti tracciabili, come la prepagata, è quindi cruciale per garantire che costi come carburante, servizi professionali, acquisto di software, attrezzature, spese di viaggio e trasferta – voci comuni sia per le PMI sia per ditte individuali, freelance e liberi professionisti – siano validamente documentati e deducibili fiscalmente.
2. Budgeting preventivo: il responsabile può caricare sulla carta l’esatto ammontare necessario per una specifica attività, un dipendente o un progetto. Assegnando un budget fisso e non superabile, si impediscono le spese non autorizzate o eccessive. Questo meccanismo trasforma il controllo dei costi da una verifica a posteriori a una gestione preventiva e proattiva.
3. Semplificazione contabile: molte carte prepagate aziendali di nuova generazione offrono piattaforme integrate con software gestionali e sistemi di contabilità (come ERP). Questo permette di associare automaticamente le transazioni alla corretta voce di costo, riducendo drasticamente il tempo e il margine di errore nella fase di reporting e chiusura contabile.

Finom business: la soluzione flessibile per freelance e PMI

Finom

4.6

Circuito: Visa

Canone piano base: GRATIS

Prelievo massimo: 5.000 €/mese

Limite di spesa: 100.000 €/mese

Commissioni prelievo ATM: 0% fino a 2.000€

Contactless: ✔

RICHIEDI LA TUA CARTA

Finom si presenta nel panorama fintech come un fornitore di servizi finanziari digitali progettati per snellire la gestione operativa delle piccole e medie imprese, dei liberi professionisti e delle ditte individuali.

L’ampia gamma di forme giuridiche supportate (dalla ditta individuale alla S.P.A.) e l’integrazione di servizi contabili locali rendono Finom una soluzione completa, specialmente per le imprese che mirano alla massima efficienza operativa attraverso la digitalizzazione.

Finom propone fino al 30 novembre 2025 un’offerta che garantisce 3 mesi gratuiti per i nuovi clienti che optano per i piani a pagamento Basic o Smart, permettendo di testare tutte le funzionalità.

Finom offre conti business a zero burocrazie con IBAN italiano, generalmente attivabile in 24 ore, focalizzato sull’automazione e sull’integrazione di servizi essenziali per il mercato italiano.

Carta aziendale Finom, lo strumento chiave per il controllo dei costi

Le carte aziendali che Finom propone, pur essendo spesso indicate nel contesto generale come prepagate, funzionano di fatto come carte di debito collegate direttamente al conto business con IBAN italiano.

La distinzione, nel mondo fintech moderno, è sottile ma importante:

1. Sono carte del circuito VISA, la cui operatività è strettamente legata al saldo disponibile nel wallet o sul conto principale dell’azienda.
2. A differenza di una carta di credito, il pagamento non crea un debito (non viene concesso fido), ma attinge immediatamente dai fondi esistenti sul conto Business. Questo funzionamento le rende, operativamente, delle carte di debito associate a un conto di moneta elettronica.
3. Il meccanismo di pre-caricamento dei fondi sul conto e l’assenza di fido sono le caratteristiche che le rendono lo strumento ideale per il controllo rigoroso dei costi aziendali, in quanto impediscono la spesa oltre il budget stabilito.

Le offerte si articolano in tre piani principali, Finom Solo, Finom Basic e Finom Smart pensati per adattarsi alla crescita e alle diverse esigenze aziendali:

Caratteristiche dei conti Finom e funzionalità integrate

La piattaforma Finom non si limita alla fornitura di carte prepagate, ma agisce come un hub per la gestione finanziaria e amministrativa, proponendo diversi strumenti per l’automatizzazione dei processi:

• Pagamenti: Il conto consente il pagamento diretto di F24 (ordinario/accise) e PagoPA. È inoltre supportata la gestione di MAV/RAV e i pagamenti internazionali verso oltre 150 Paesi, con commissioni agevolate per i piani superiori.
• Contabilità integrata: Un punto di forza è l’integrazione della fatturazione elettronica (attiva e passiva), che mira a velocizzare gli incassi e a garantire la riconciliazione automatica delle ricevute con le transazioni effettuate tramite carta.
• Carte prepagate e limiti: Tutte le carte prepagate fornite sono del circuito VISA, disponibili sia in formato fisico che virtuale. I limiti operativi sono elevati: i pagamenti con carta possono arrivare fino a 100.000 €, mentre i prelievi ATM sono limitati fino a 5.000 €. Il numero di carte messe a disposizione aumenta in base al piano scelto: fino a 3 carte fisiche e 10 virtuali per utente nel piano Smart.
• Sicurezza e assistenza: La sicurezza è garantita da protocolli standard elevati (GDPR, Passkey, 3D Secure) e da una partnership con BNP Paribas. L’assistenza clienti è strutturata su diversi livelli di tempestività, arrivando a un tempo di risposta via chat di soli 3 minuti per i clienti Smart, assicurando un contatto con operatore umano.

Finom, piani per professionisti, freelance/ditta individuale e PMI

Piani Finom per imprese su vasta scala

Vivid Money: controllo totale delle spese aziendali

Vivid Money

4.6

Istituto Bancario: Vivid Money

App Mobile / Internet Banking: sì

Apertura: Online

Canone Mensile: 0€ (Free Start)

Bonifici: 0€, gratis area SEPA

Prelievi: Fino a 5k€/mese

APRI IL TUO CONTO

Vivid Money Business consolida la sua posizione nel panorama fintech come piattaforma all-in-one per la gestione finanziaria di freelance, PMI e grandi aziende.

L’offerta si articola in una struttura tariffaria a piani diversificati, focalizzata sull’ottimizzazione della liquidità aziendale e sulla generazione di valore aggiunto tramite sistemi di remunerazione e cashback.

L’offerta di Vivid Money Business per quanto riguarda le carte di pagamento è strutturata per massimizzare la flessibilità operativa, in linea con il modello del digital banking moderno.

Tipologia di carte fornite da Vivid Money

Le carte di pagamento fornite da Vivid Money Business sono Carte di debito VISA.

Ciò garantisce un’ampia accettazione a livello globale e consente l’utilizzo sia per transazioni online che fisiche, sfruttando la rete VISA. La tipologia di carta non è una prepagata, ma una carta di debito collegata direttamente ai saldi dei vari pocket (sub-conti) aziendali.

Il modello di Vivid prevede l’emissione di carte (sia fisiche che virtuali) in base alla composizione del team aziendale, garantendo una dotazione completa per tutti i collaboratori, senza limiti stringenti sui numeri.

• Carte virtuali: sono offerte in numero illimitato su tutti i piani. Questo permette alle aziende di creare carte virtuali specifiche per ogni spesa (es. abbonamenti, pubblicità online, fornitori), migliorando la sicurezza e la tracciabilità contabile.
• Carte fisiche: viene fornita una carta fisica gratuita per ogni membro del team incluso nel conto. Poiché i piani PMI e Enterprise consentono l’inclusione di un numero illimitato di membri del team, l’emissione di carte fisiche può potenzialmente scalare senza un limite numerico prefissato, a patto che ogni carta sia associata a un utente registrato.
• Carte metal: disponibile su tutti i piani PMI e Enterprise al costo aggiuntivo di 19,90 €.

Gestione delle carte con Vivid Money e costi di inattività

È importante notare che, nei piani base per le PMI (Free Start e Basic), la piattaforma introduce una commissione mensile per l’inattività delle carte, volta a incentivare l’utilizzo o la disattivazione degli strumenti non necessari:

• Free Start (PMI): 1 € al mese per ogni carta virtuale inattiva e 2 € al mese per ogni carta fisica inattiva.
• Basic (PMI): 0 € per le carte virtuali inattive e 1 € al mese per le carte fisiche inattive.

I piani Pro e Enterprise eliminano questa commissione di inattività.

Struttura dei piani Vivid Money per segmento e vantaggi tariffari

L’offerta è nettamente segmentata per adattarsi alle diverse esigenze operative e volumetriche, con un forte incentivo per l’adesione annuale (fino al 24% di risparmio).

Conti Vivid Money per freelance e liberi professionisti

• Vivid Money Standard (0 €): offre il 4% iniziale ma il tasso scende a 0,5% dopo 4 mesi. Utile per gestire le finanze essenziali.
• Vivid Money Prime / Pro / Pro+ da 6,9 €/mese a 41 €/mese annuo: le versioni avanzate per freelance sono particolarmente aggressive sulla remunerazione della liquidità (fino al 2,7%) e sul cashback (fino all’8%), bilanciando i costi fissi mensili con i potenziali ricavi derivanti dagli interessi e dai rimborsi sugli acquisti.

Conti Vivid Money per le PMI e aziende

• Vivid Money Free Start (0 €): ideale per l’avvio, offre IBAN Italiani illimitati e accesso al cashback base e alla promozione del 4%, ma con commissioni post-promo e transazionali più elevate.
• Vivid Money Basic (6,9 €/mese annuo): punto di equilibrio, migliora il cashback massimo al 4% e introduce 5 bonifici SWIFT in uscita gratuiti al mese.
• Vivid Money Pro (18,9 €/mese annuo): destinato alle aziende in crescita. Aumenta il tasso di interesse post-promo all’1,3% e offre fino al 6% di cashback, con 10 bonifici SWIFT gratuiti.

Conti Vivid Money per grandi aziende

• Vivid Money Enterprise / Enterprise+ (da 79 €/mese a 249 €/mese annuo): Questi piani offrono la massima flessibilità operativa e i massimi benefici economici. Il piano Enterprise+ eleva il cashback al 10%, il tasso d’interesse post-promo al 2% e garantisce fino a 35 bonifici SWIFT in uscita gratuiti al mese, oltre a limiti di spesa della carta di $200.000 €$ e commissioni annuali sui prodotti di Tesoreria (ETF/iBonds) più contenute (0,15%).

L’elemento di maggiore differenziazione rispetto alla concorrenza tradizionale risiede nella politica di remunerazione attiva:

• Tasso di interesse sulla liquidità (conto interessi): tutti i piani, inclusi quelli gratuiti, beneficiano di un tasso di interesse promozionale del 4% lordo annuo sul saldo positivo del conto Interessi, valido per i primi quattro mesi successivi all’attivazione del prodotto (su saldi fino a 100.000 € per freelance e 1.000.000 € per aziende). Terminato il periodo promozionale, i tassi rimangono remunerativi e direttamente correlati al piano sottoscritto, arrivando fino al 2,7% lordo annuo per i freelance e fino al 2,0% per le aziende nei piani superiori (Pro+ e Enterprise+).
• Cashback stratificato: La piattaforma inverte il paradigma delle spese aziendali trasformandole in ricavi. È previsto un cashback garantito e illimitato su ogni transazione con carta (base che sale da 0,1% al 1% a seconda del piano). La vera leva finanziaria è data dal cashback maggiorato su categorie strategiche, come la pubblicità online (Google Ads, Facebook Ads) e i servizi IT, che può raggiungere l’8% (e fino al 10% per il piano Enterprise+), oltre al 30% sulle prenotazioni di viaggi aziendali.

Dopo questo periodo di quattro mesi, il tasso di interesse sulla liquidità scenderà al tasso standard previsto dal piano sottoscritto, che varia come segue:

Vivid Money: efficienza operativa e innovazione strumentale

Vivid Money si configura come un hub di gestione, integrando strumenti non strettamente bancari:

Costi transazionali internazionali: l’offerta riduce sensibilmente i costi operativi internazionali. I prelievi Bancomat gratuiti sono offerti con limiti che variano da 100 € a 2.000 € a seconda del piano. Le commissioni per i pagamenti in valuta diversa dall’EUR sono contenute, arrivando all’1% nei piani avanzati.

• Gestione team e carte: tutti i piani prevedono l’inclusione di membri del team illimitati e la fornitura di carte virtuali e fisiche gratuite (con l’opzione di una Carta Metal a pagamento). Viene offerta la possibilità di effettuare pagamenti illimitati con carta per servizi pubblicitari e IT, un fattore critico per le aziende digital-first.
• Integrazioni contabili: La sincronizzazione automatica delle transazioni e degli estratti conto con i principali software contabili (come Datev e sevDesk) e di cash flow management (Agicap) elimina la necessità di inserimenti manuali, aumentando l’efficienza amministrativa. I piani a pagamento permettono l’allegato di un numero illimitato di documenti per la contabilità.
• Strumenti di tesoreria e AI: la piattaforma integra l’accesso gratuito a strumenti di tesoreria per l’investimento in azioni, ETF e criptovalute (con opportunità di Crypto Guadagni fino a 8% APY). Inoltre, fino a fine dicembre 2025, sono inclusi in tutti i piani assistenti digitali basati su Intelligenza Artificiale (personale e legale), che rappresentano un potenziale significativo per la consulenza operativa automatizzata.

Credem Business: ideale per trasferte aziendali

Credem Conto Multicurrency

5.0

Istituto Bancario: Credito Emiliano SpA

App Mobile / Internet Banking: Sì

Costo di Accensione con IBAN: GRATIS

Canone Mensile: 0 €

Costo Prelievo ATM: 0 €

Costo Bonifici e Addebiti: 12.73 €, spese per bonifici ricevuti 9.50 €

Maggiorazioni per operazioni in divisa: 0 €

APRI IL TUO CONTO

L’offerta di Credem Business prevede la possibilità di ottenere sia carte di debito sia carte di credito, che sono emesse su richiesta del cliente e non sono automaticamente incluse nel canone come accade per alcuni conti digitali.

La loro attivazione rientra tra i “prodotti e servizi accessori” che permettono di ottenere il rimborso (azzeramento) del canone mensile dopo i primi 12 mesi promozionali.

Tipologia di carte associate ai conti Credem Business

I circuiti di pagamento disponibili per entrambe le tipologie di carte sono, a scelta, Visa o Mastercard.

Il Conto Credem Business Light destinato ai lavoratori autonomi e ai professionisti, prevede l’emissione di strumenti di pagamento dedicati alle figure individuali:

La carta di credito Ego Business individuale è uno dei prodotti accessori la cui sottoscrizione (insieme ad altri due) permette di azzerare il canone mensile del conto dopo il primo anno.

Il conto Business Now per PMI con fatturato fino a 5M€, mirato alle piccole e medie imprese, offre strumenti pensati per la gestione delle spese aziendali e l’eventuale dotazione ai dipendenti:

Per entrambi i conti, la concessione della carta di credito è subordinata all’approvazione insindacabile della Banca, in linea con le normali procedure di valutazione del merito creditizio.

Conti Credem Business: per ditte individuali e PMI

L’offerta Credem Business Light si posiziona come una soluzione di banking tradizionale con un approccio moderno e competitivo, mirata specificamente a liberi professionisti, lavoratori autonomi e ditte individuali. Il prodotto combina la solidità di un grande gruppo bancario (il Gruppo Credem) con una struttura di costo altamente incentivante nella fase iniziale.

Credem Business: canone azzerato e recuperabile

Il principale vantaggio competitivo di Credem Business è la politica dei costi, strutturata in due fasi distinte:

Periodo promozionale: primi 12 mesi

• Canone Mensile: 0 € per i primi 12 mesi, se la richiesta di apertura è effettuata online. Questa fase permette al cliente di testare appieno la qualità del servizio e della piattaforma Credem Business On senza sostenere costi fissi.

Regime ordinario dopo 12 mesi

• Canone Mensile Standard: 5 € al mese.
• Il canone di 5 € è rimborsabile (azzerabile) se il cliente attiva e mantiene sottoscritti almeno 3 distinti prodotti o servizi Credem aggiuntivi oltre il conto corrente (es. carte di credito, prodotti di investimento, assicurazioni, servizi digitali specifici, finanziamenti, ecc.).

Piattaforma Business On e accessibilità al conto Credem Business

Nonostante l’origine bancaria tradizionale, l’offerta è concepita per un’operatività flessibile:

• Piattaforma Business On: è lo strumento principale per la gestione del conto, un servizio di internet banking e remote banking che consente ai professionisti di eseguire tutte le operazioni bancarie e di accedere a servizi amministrativi e finanziari in modo digitale, gestendo l’attività anche a distanza.
• Consulenza mista: la banca mantiene il valore della consulenza personalizzata. Il cliente può richiedere l’attivazione del conto con un appuntamento online con un consulente e può continuare a beneficiare della relazione con il proprio referente anche da remoto, affiancato da specialisti di prodotto per esigenze specifiche (es. leasing, digitalizzazione).

Offerta Credem Business Now per PMI

Credem offre una soluzione distinta per le imprese con volumi operativi maggiori. Credem Business Now è un conto dedicato alle PMI con un fatturato fino a 5 milioni di euro. Anche in questo caso, è previsto il canone azzerato per i primi 12 mesi per i nuovi clienti.

I primi due canoni mensili sono rimborsati completamente. Il rimborso del terzo canone è condizionato alla presenza di affidamenti concessi da Credem Banca sul conto nel mese di competenza, incoraggiando l’utilizzo della linea di credito bancaria.

In sintesi, mentre Credem Business Light è una proposta mirata al professionista individuale con un meccanismo di cashback sul canone legato alla cross-selling di prodotti, Credem Business Now è destinata alle PMI, utilizzando un meccanismo di rimborso legato alla richiesta di affidamenti.

Wallester: carte per tutte le aziende

Wallester

4.8

Istituto Bancario: Wallester

Fatturazione Elettronica: Illimitate

App Mobile / Internet Banking: Sì

Costo di Accensione con IBAN: Gratis

Canone Mensile: conto Free 0€/mese; Premium 199€/mese; Platinum 999€/mese

Carte Fisiche Incluse: Illimitate

Costo Bonifici e Addebiti: Gratuito

Conti Multipli: Da 300 a 15.000 carte virtuali

APRI IL TUO CONTO

Le carte Wallester Business sono principalmente carte di debito Visa Business (virtuali e fisiche). Tali carte sono strumenti di pagamento che:

• Sono direttamente collegate al conto Wallester dell’azienda, alimentato tramite IBAN. I fondi per le spese provengono dal saldo di questo conto.
• L’azienda è legalmente responsabile di tutte le transazioni effettuate dai dipendenti, in linea con il modello di corporate card.
• Sono destinate al pagamento delle spese operative, come acquisti online, investimenti pubblicitari, abbonamenti e costi di viaggio.

Costi e piani tariffari delle carte Wallester

Wallester adotta una struttura “Freemium” per la sua piattaforma, dove il costo mensile è legato principalmente al volume di carte virtuali gestite e alle funzionalità avanzate.

Sebbene i piani tariffari si riferiscano alla gestione della piattaforma, l’uso operativo delle carte comporta specifiche commissioni per le transazioni in valuta estera e i prelievi ATM:

Emissione carte fisiche: gratuita (illimitata nei piani), ma la consegna costa € 5,00 per carta.

• Pagamenti in EUR: 0,00 €
• Pagamenti in Valuta estera (non EUR): Tasso di cambio VISA + 2%.
• Prelievo ATM (dentro l’Ue): 2% con un minimo di € 2,00.
• Prelievo ATM (Paesi extra Ue): 2% più € 2,00.

Wallester: carte prepagate brandizzate

Questa è una soluzione infrastrutturale che Wallester offre ad altre aziende che desiderano emettere strumenti di pagamento ai propri clienti o utenti finali, utilizzando il proprio marchio.

Wallester fornisce design personalizzati per le carte e interfacce digitali brandizzate (app mobile) per il cliente finale, rafforzando l’esperienza del marchio.

L’obiettivo per l’azienda che adotta il White-Label è di utilizzare la carta come uno strumento di marketing, fidelizzazione del cliente e aumento della brand identity. La carta è limitata al saldo precaricato, aiutando gli utenti a controllare il budget.

Vantaggi della carta di debito (corporate card) sulla prepagata

A livello aziendale, la scelta tra carta di debito e carta prepagata per la gestione interna delle spese non è assoluta, ma dipende dalla priorità data al controllo preventivo versus la flessibilità operativa e l’integrazione finanziaria.

Nel contesto aziendale, quando si parla di “carta di debito” si intende una carta emessa a nome dell’azienda o del dipendente, ma direttamente collegata al saldo del conto corrente aziendale, senza dover ricaricare i fondi in un portafoglio separato.

Il vantaggio principale è che la carta di debito aziendale attinge direttamente dal conto principale dell’azienda. Questo elimina la necessità di un processo amministrativo aggiuntivo di ricarica, tipico delle carte prepagate.

Minore lavoro amministrativo (meno trasferimenti da tracciare e riconciliare) e liquidità immediatamente disponibile.

I fondi aziendali rimangono in un unico conto centrale, ma i limiti di spesa sono gestiti individualmente su ciascuna carta. Questo semplifica la tesoreria rispetto a doversi preoccupare di portafogli prepagati separati e potenzialmente isolati.

Poiché il debito è collegato direttamente al Conto Aziendale, la riconciliazione contabile è, in teoria, più snella. Le transazioni sono immediatamente visibili nel flusso di cassa generale.

Le piattaforme integrano il debito aziendale direttamente con i software di contabilità tramite API. Questo significa che il saldo e i flussi di cassa riflettono immediatamente la realtà operativa del conto IBAN centrale, facilitando l’analisi finanziaria a livello di Gruppo.

Accettazione globale delle carte di debito aziendali e servizi aggiuntivi

Le carte di debito aziendali tendono ad essere accettate più prontamente in contesti come noleggio auto o prenotazioni alberghiere, dove i fornitori di servizi richiedono una garanzia di liquidità maggiore rispetto a una carta prepagata generica.

Il legame diretto con un conto di pagamento IBAN strutturato (capace di gestire valute multiple come EUR, USD, GBP, ecc.) conferisce alla carta di debito aziendale una maggiore capacità di supportare funzionalità finanziarie più complesse.

Quando la carta aziendale prepagata è preferibile

Nonostante i vantaggi operativi della carta di debito, la carta prepagata mantiene un ruolo cruciale quando l’obiettivo principale è il controllo preventivo massimo e l’isolamento del rischio:

In conclusione, sebbene la carta prepagata sia eccellente per il controllo preventivo, la carta di debito aziendale è spesso la scelta preferita per una gestione finanziaria integrata e scalabile, tipica delle aziende in crescita, grazie alla sua semplicità operativa e alla connessione diretta con i flussi di cassa aziendali.

Come la prepagata aziendale semplifica la contabilità e la gestione delle spese

La carta prepagata aziendale rappresenta uno strumento finanziario digitale che ottimizza drasticamente i flussi di lavoro aziendali, dalla spesa in tempo reale alla riconciliazione contabile. Il suo modello operativo è particolarmente efficace per garantire controllo, trasparenza e automazione.

Controllo assoluto della spesa

La funzione prepagata è il fondamento della sua efficacia nella gestione del budget:

• Zero rischio di sforamento: poiché la carta può spendere solo l’importo che è stato preventivamente caricato, si elimina la possibilità di overdraft e di spese non autorizzate, permettendo di rispettare rigorosamente il budget assegnato.
• Limiti flessibili e granulari: la piattaforma di gestione consente ai responsabili finanziari di stabilire in modo centralizzato limiti di spesa individuali per ciascun dipendente, per periodo (giornaliero/mensile) e persino per categoria di spesa.
• Ogni transazione viene registrata in tempo reale e genera una notifica istantanea ai responsabili. Questa immediatezza elimina il “tempo cieco” della spesa e fornisce una visione costante del bilancio aziendale.

Automazione della contabilità e riconciliazione

La principale semplificazione avviene nel processo di chiusura contabile, eliminando gran parte del lavoro manuale:

• Integrazione contabile (API): le piattaforme moderne offrono una API (Application Programming Interface) che garantisce una connessione diretta e fluida con i principali software di contabilità aziendale (come i sistemi ERP). Questa integrazione permette di esportare i dati delle transazioni in tempo reale nel software contabile, automatizzando la registrazione e la riconciliazione dei conti.
• Digitalizzazione delle ricevute: il processo per il dipendente è ridotto all’essenziale: dopo aver effettuato il pagamento, l’utente scatta una foto della ricevuta o fattura tramite l’applicazione mobile. Il sistema aggancia automaticamente l’immagine alla transazione corrispondente.
• Riconciliazione ibrida: la ricevuta e i dati della transazione sono già abbinati e categorizzati sulla piattaforma. Ciò elimina la necessità per il reparto contabilità di raccogliere, archiviare e abbinare manualmente le singole note spese e ricevute a fine mese.

Scegliere la carta aziendale giusta: fattori chiave da considerare

Quando si tratta di scegliere lo strumento di pagamento aziendale più adatto (che sia una carta di debito, prepagata o di credito), è fondamentale analizzare attentamente le esigenze operative e finanziarie dell’azienda.

Ecco i fattori chiave da considerare prima di richiedere una carta aziendale:

Analisi delle esigenze operative e di spesa

Il primo passo è definire chi e come utilizzerà la carta:

• Scopo principale (interno vs. esterno):
  • Gestione spese interne: la carta è destinata a dipendenti e amministratori per coprire spese operative (es. viaggi, abbonamenti, pubblicità)? In tal caso, si punta su carte di debito (Corporate) o carte prepagate con funzionalità di controllo.
  • Distribuzione esterna: la carta è destinata ai clienti (es. per programmi fedeltà, incentivi, rimborsi)? La scelta ricade sulla soluzione White-Label e sulle carte prepagate brandizzate.
• Volume e frequenza d’uso: quante carte sono necessarie (fisiche vs. virtuali)? Se si richiedono migliaia di carte virtuali, sarà necessario un piano ad alto volume.
• Spese internazionali: se l’azienda opera spesso fuori dall’Eurozona, è cruciale valutare le commissioni sul cambio valuta (FX Fee) e il tasso applicato (es. Tasso VISA + 2%), privilegiando le soluzioni con spread ridotti.

Valutazione della struttura dei costi

Il costo non è solo la commissione mensile, ma un insieme di fattori operativi che possono incidere sul bilancio:

• Costo della piattaforma vs. costo per carta:
  • Le piattaforme freemium (come il piano Free a 0 €/mese) offrono funzionalità di base, ma potrebbero limitare il numero di carte virtuali o le funzionalità di integrazione.
  • I piani a pagamento giustificano il costo mensile con un numero molto superiore di carte incluse, integrazioni contabili avanzate e supporto dedicato.
• Costi occasionali/operativi: verificare sempre:
  • Costo per prelievo ATM (soprattutto all’estero).
  • Costo per la consegna della carta fisica.
  • Commissioni per servizi aggiuntivi (es. richiesta saldo ATM, contestazione transazioni).
• Trasparenza: assicurarsi che tutti i costi, inclusi quelli per le transazioni in valuta estera, siano chiaramente documentati nel documento informativo sulle commissioni.

Esigenze di controllo e contabilità

La carta deve essere uno strumento di gestione, non un problema contabile:

• Controllo di budget: la piattaforma offre la possibilità di impostare limiti di spesa individuali flessibili e la capacità di bloccare o sbloccare le carte in tempo reale? Questo è fondamentale per prevenire abusi e garantire l’aderenza al budget.
• Automazione contabile: la soluzione supporta l’integrazione tramite API con il software gestionale/contabile dell’azienda? Verificare la semplicità del processo di riconciliazione automatica (es. l’associazione immediata di ricevute e transazioni tramite foto).
• Tipi di carte necessarie: l’azienda necessita di flessibilità di credito (carta di credito) o è sufficiente la liquidità presente sul conto (carta di debito/prepagata)? Le carte di credito comportano requisiti di credito più stringenti, ma offrono maggiore liquidità.

Sicurezza e conformità

Infine, la scelta deve garantire il massimo livello di protezione finanziaria e normativa:

• Autorizzazione e regolamentazione: verificare che il fornitore sia un istituto di pagamento autorizzato e regolamentato da un’autorità finanziaria e che sia un membro principale di network affidabili come Visa.

Sicurezza dei dati: La piattaforma è conforme agli standard internazionali di sicurezza dei dati (es. PCI DSS)? I sistemi di pagamento sono protetti da 3D Secure e supportano metodi di autenticazione forte (es. Apple Pay, Google Pay).