Secondo The Economist, pur non lavorando il venerdì, in una settimana i francesi producono più di quanto non facciamo in Italia. Nel complesso dal 2008 a oggi la produttività è diminuita sensibilmente un po in tutti i paesi del G7. Se non si riuscirà a porvi rimedio, le retribuzioni reali rimarranno basse, colpendo i nuclei familiari, già duramente provati. Ma che cosa sta accadendo? Uno dei problemi è che le aziende si reggono su meccanismi ormai obsoleti. Gli strumenti per la misurazione della produttività individuale sono stati introdotti nei lontani anni Novanta e sono molte le imprese che da allora non hanno fatto grandi passi avanti i questa direzione.
Le nuove tecnologie danno risultati sorprendenti nelle startup ad esempio, che oggi spesso con i loro modelli scalzano le grandi aziende grazie a metodi di lavoro agili e basati sulla collaborazione. D’altro canto, queste ultime sembrano soddisfatte di formare dipendenti che dedicano gran parte della loro giornata a inviare e-mail e trascorrere ore e ore al telefono in conference call, attività che ne limitano tuttavia la produttività. I nativi digitali che oggi entrano a fare parte della forza lavoro, sono abituati a collaborare e a lavorare insieme in modo intuitivo. Perché siano sempre più creativi, competitivi e produttivi, nello svolgimento del loro lavoro dobbiamo lasciarli liberi di usare le tecnologie consumer che sono abituati ad usare anche nel loro tempo libero. E, di conseguenza, dobbiamo disfarci di quegli strumenti che oggi ci rallentano.
Naturalmente, questa è solo una parte del puzzle. Una parte rilevante, però. L’economista George Magnus sottolinea l’importanza del rapporto Growth through people, della Commissione britannica per l’Impiego e le Competenze (Commission for Employment and Skills), dove si afferma che abbiamo sì lavoratori esperti, ma che non usiamo le loro competenze in modo produttivo. E prosegue sostenendo che per aggiustare il tiro sulla produttività, è necessario introdurre sul luogo di lavoro approcci innovativi.
Facciamo di Madonna il nostro ceo. Le aziende che ricorrono di più allo smart working, e che sul lungo periodo si dimostrano di maggiore successo, sono le cosiddette aziende in stile “Madonna”, in grado di rinnovare costantemente se stesse, le loro procedure e gli strumenti di cui si avvalgono. Tutti elementi che concorrono a formare una categoria completa di strumenti in uso ai dipendenti, che tuttavia non sono gestiti dalle imprese. Il rischio del cosiddetto ambiente “shadow IT” (diffuso su almeno il 20% dei dipendenti aziendali secondo statistiche recenti), in cui gli impiegati lavorano utilizzando sistemi tradizionali ricorrendo però parallelamente, a tecnologie consumer, per ottenere maggiori risultati è reale. Il business ha bisogno di un ambiente in cui i dipendenti possano collaborare costantemente per ottenere risultati sempre migliori. E invece le aziende continuano a usare stratificazioni di antiquati sistemi IT difficili da utilizzare e dallo scarso valore aggiunto. In che modo, quindi, è possibile affrontare entrambe queste sfide – il puzzle della produttività e la minaccia “shadow IT” – con uno stile simile a quello di Madonna?
Di seguito, alcuni suggerimenti adatti a ogni tipo di azienda che voglia reinventarsi.
I dipendenti vogliono sentirsi liberi
Oggi, i dipendenti vogliono poter lavorare ovunque si trovano – in ufficio, a casa, presso i clienti o in viaggio. Tuttavia questo non avviene per problemi di sicurezza, rischio e compliance. Le aziende devono liberare il business, ma al tempo stesso devono poterlo gestire in totale sicurezza, per non rischiare che venga loro sottratto. Optare per i sistemi di salvataggio dei file su cloud, più sicuri, è un buon inizio. Questo implica l’utilizzo di servizi cloud che richiamano l’esperienza consumer ma gestiti dall’azienda, che possono essere presentati ai dipendenti in modo semplice e veloce, e li mettono in grado condividere tutti i loro file ovunque e su qualunque dispositivo. In Google, abbiamo una forza lavoro di oltre 50.000 dipendenti a tempo pieno, ai quali si affiancano numerosi partner e aziende di supporto. Tutto quello che facciamo è conservato su Google Drive for Work, uno spazio di archiviazione criptato, illimitato, gestito, amministrato e controllato da team centralizzati. E, molto importante, disponibile ed utilizzabile su qualsiasi dispositivo mobile, ablitando uan presa di decisione piu’ consapevole perche’ basata su dati condivisi all’interno dell’azienda e sempre disponibili a tutti i dipendenti.
Un lavoro di squadra sempre più efficiente
Il secondo ostacolo da superare è rappresentato dalla collaborazione. Spesso i dipendenti si scontrano con le difficoltà più svariate all’interno di team di lavoro, settori di attività, e con i loro partner. Quanto tempo si perde a causa delle versioni in conflitto di documenti su cui più persone lavorano allo stesso tempo? Esiste tuttavia una tecnologia che permette a più utenti di operare contemporaneamente su uno stesso file, e in tempo reale. Avere un “single point of truth” – una fonte unica di informazioni – è la soluzione.
Guardami, ascoltami
Una delle attività aziendali che sottraggono più tempo alla produzione è rappresentato dalle conference call. A quante di queste riunioni avete partecipato inutilmente? Troppe, immagino. Scoraggiano senza motivo i partecipanti, sottraggono energie e rendono difficile passare all’azione. In Google le conference call sono abolite. Nei nostri uffici non ci sono nemmeno i telefoni. Su ogni scrivania, lapotop o Chromebox si affiancano a dispositivi mobili di nostra scelta. Con che cosa abbiamo sostituito le conference call? Con le chiamate video. Probabilmente in ambito familiare comunicate già usando Hangouts, FaceTime o Skype, quindi perché non farlo anche al lavoro? Poter vedere le persone mentre si parla, aumenta il livello di attenzione e di conseguenza la produttività. In Google vige, inoltre, la regola non scritta secondo la quale le riunioni devono essere brevissime – 25 minuti è la media aziendale.
Flessibilità e lavoro
Alcuni di noi sono più produttivi se non devono sobbarcarsi ogni giorno viaggi infernali tra casa e lavoro di un’ora e mezzo, che ne spengono ogni entusiasmo. Pertanto, fornire ai dipendenti gli strumenti per operare dal luogo in cui si trovano è la chiave del successo. Adottando una soluzione semplicissima basata sul browser, non ha più importanza quale computer utilizziamo, basata aprire Chrome, fare il log in e inserire la propria password di sicurezza per avere immediatamente accesso a posta elettronica, documenti, file e Internet. Diamo ai dipendenti ciò che chiedono! Oggi esistono infrastrutture che permettono di accedere a lavori e profili personali dai più svariati dispositivi, gestendoli in assoluta sicurezza.
L’email è uno strumento, non un punto di arrivo
Gestite le vostre email una a una, impiegando in quest’attività giornate intere nel tentativo di svuotare la casella della posta in arrivo, e vi domandate perché non riuscite a raggiungere i vostri obiettivi? Le email e le moderne tecnologie di messaggistica istantanea mettono a nostra disposizione modalità nuove ed estremamente produttive di gestire conversazioni importanti, che avvengono via email. Il rumore di sottofondo può essere filtrato o sospeso, senza che sia necessario eliminarlo o ripulire il messaggio. Avere una casella di posta in entrata vuota perde ogni significato, poiché lo storico delle conversazioni rimane sempre disponibile e le informazioni a noi necessarie possono essere reperite in qualunque momento, in ogni luogo e su qualsiasi dispositivo.
Risolvere il rompicapo della produttività
Il dibattito è dunque aperto. In che modo possiamo riorganizzare le grandi aziende per renderle agili come una startup? Come utilizzare le competenze e i comportamenti dei nativi digitali e farne un fattore di differenziazione competitivo per una grande azienda britannica? Come, infine, introdurre la tecnologia consumer sul luogo di lavoro in modo sicuro ed efficace?
Se non risponderemo a queste esigenze, la nostra generazione avrà gettato la spugna proprio nel momento in cui aveva tutte le risposte a portata di mano. Iniziamo ora il cambiamento per dare avvio a una rivoluzione della produttività.
