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Gestione documentale più efficiente con Tesi

19 Mag 2011

Samsung Italia ha avviato la gestione elettronica e organizzata di
tutti i documenti del ciclo ordine-pagamento attraverso
e-Integration, il Gateway Internazionale per i documenti B2B del
Gruppo Tesi. "Volevamo a disposizione uno strumento veloce e
soprattutto di facile consultazione, rispetto all'archivio
cartaceo – ha sottolineato Alessio Sangiovanni, Administration &
Finance Director di Samsung Electronics Italia – che potesse
rispondere alle esigenze operative di tutti gli uffici coinvolti
nei rapporti con i clienti. Ed inoltre costituire la base di
partenza per il successivo progetto di archiviazione ottica
sostitutiva. La soluzione ha sicuramente migliorato
l'efficienza del processo di gestione documentale – ha
precisato Sangiovanni – permettendoci di cogliere in pieno gli
obiettivi che ci eravamo fissati, compresa una riduzione dei costi
gestionali. E la scelta di Tesi come provider del servizio è stata
la naturale conseguenza di un soddisfacente rapporto di
collaborazione già in essere per i processi Edi attivi – ha
aggiunto – ed ha permesso di realizzare così una naturale
integrazione di tutte le fasi di fatturazione attiva,
dall'inizio alle fine del processo stesso”.

L’attività in carico alla Direzione It di Samsung Italia è
stata di reperire ed inviare a Tesi i documenti pregressi, oggetto
di archiviazione e, in concerto con la Direzione Amministrativa e
Finanziaria, reperire i range di numerazione e le tipologie di
documenti oggetto del servizio. Tesi ha predisposto invece la
procedura per la conversione in formato Pdf secondo il layout
fornito; la creazione degli indici di ricerca; la configurazione ed
attivazione centrale del controllo di continuità di
protocollazione e infine la configurazione ed alimentazione del
sistema di gestione documentale e successivamente di conservazione
a norma.

Ulteriore esigenza della Direzione Afc era di poter reperire i
documenti in modo rapido e sicuro oltre che di poterli condividere
internamente tra le varie funzioni aziendali. E importante era
anche il fatto di poter fruire di un servizio in grado di
rispondere ad eventuali richieste normative andando a sostituire i
documenti cartacei con quelli elettronici. La Direzione It
richiedeva inoltre la possibilità di poter ottimizzare i processi
Edi attivi ormai da qualche anno. Così le due direzioni hanno
congiuntamente deciso di demandare al partner Tesi il progetto
completo di dematerializzazione dei documenti outbound, partendo da
un unico file proprietario prodotto da Samsung fino ad arrivare
alla consegna dei documenti al destinatario finale.