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L’archiviazione elettronica? Si fa in outsourcing

La società lombarda Idm sia avvia a chiudere il 2010 con fatturato di 29 milioni. Tra i top clients Rcs che invia online circa 29mila documenti ogni mese conservati in modalità digitale

28 Ott 2010

Idm Group è avviato verso una chiusura di fine anno di 28-29
milioni di euro in termini di fatturato. Valore da confrontare con
i 23 milioni dello scorso anno. Nel primo semestre a fine giugno il
consuntivo era stato di 14,5 milioni, con un Ebitda (margine lordo)
di 2,7 milioni. Idm (Integra Document Management) si posizione per
ricavi, dimensioni (350 dipendenti, 90 più dell’anno prima),
offerta e clienti (271, per il 60% nel settore finance) tra le
prime tre società nel mercato italiano della gestione documentale.
Uno sviluppo favorito dalla acquisizione nel 2009 di Anacomp
Italia, focalizzata nei servizi di business process outsourcing e
conservazione sostitutiva.

Tra i clienti acquisti nella prima parte dell’anno figura British
Telecom Italia, che ha attivato con Idm processi di conservazione
ottica e sostitutiva per i libri contabili e i registri Iva,
mandando in conservazione milioni di pagine. Un ruolo
insostituibile è svolto dalle risorse umane. Il maggior numero
(215) opera nelle quattro sedi operative o Business Center di
Milano, Subiate, Rho e Oradea. Gestiscono più di 600 processi: vi
è un deployment tecnologico di 7milioni di immagini da scanner al
mese e di 40milioni di immagini da spool/file, sempre l mese.
La società dispone di quattro sedi per le archiviazione fisica dei
documenti a Subiate, Rho, Crema e Domodossola: i documenti
archiviati sono 230 milioni, con una richiesta di 3500 richieste
gestite giornalmente da parte di 51 addetti. L’archiviazione
elettronica e la conservazione sostitutiva avviene nelle sedi di
Milano e Rho: in questo caso le immagini online sono più di sei
miliardi, con oltre 60mila utenti registrati.

Tra i clienti con cui Idm sta implementando nuovi processi di
document management c’è il gruppo editoriale Rcs che ha scelto
di investire nella dematerializzazione e dell’outsourcing per due
principali motivi sottolineati in data odierna da Giampiero
Tagliferri, dell’Area amministrativa Rcs, durante un incontro con
la stampa tecnica. “Da un lato – osserva- siamo pressati da
montagne di carta che ci portano via un sacco di spazio prezioso.
Dall’altro le persone addette alla gestione delle risorse
cartacee avrebbero cessato per limiti di età di lavorare e si
sarebbero dovute sostituire. Donde la scelta di trasferire a Idm la
gestione sia della sezione gestione fornitori sia della sezione
contabilità, che hanno tipologie di documenti simili, con la sola
esclusione di alcuni documenti ritenuti ‘delicati’ come le note
spesa dei dipendenti”. Come si snoda il processo? Le tappe
fondamentali sono le seguenti: Idm ritira settimanalmente le
fatture registrate e suddivise per società (40); Rcs invia sempre
settimanalmente in modo automatico via Ftp i dati di registrazione
contabile; il caricamento online di immagini e indici è fatto
entro i primi 5 gironi successivi al ritiro cartaceo; le fatture
restano online senza limiti temporali e possono essere ricercate,
stampate, inoltrate via email da tutti gli utenti Rcs
autorizzati.

Regole e criteri preesistenti di catalogazione – ha precisato
Tagliaferri – sono inseriti nel sistema documentale che Idm ha
sviluppato per il gruppo editoriale. Due numeri: le immagini
archiviate online al mese sono circa 29mila e circa 10mila i
documenti scansionati sempre ogni mese.

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