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Concorsi, la Difesa digitalizza i processi

In campo la suite Life Cycle Enterprise di Adobe per abbattere gli errori di compilazione della modulistica e ottimizzare il flusso dei dati

07 Mag 2010

Al ministero della Difesa i concorsi diventano “digitali”. Per
abbattere l’ingente flusso di documentazione cartacea generato
dalle domande di ammissione (circa 100mila ogni anno) ed eliminare
l’inserimento manuale dei dati nel sistema informativo, il
dicastero ha deciso di adottare un nuovo sistema per la gestione
online targato Adobe. Adobe LiveCycle Enterprise Suite – questo
il nome della soluzione – è più affidabile e completa di una
semplice compilazione in html di moduli on line. Della soluzione
vengono implementate le componenti Adobe LiveCycle Forms Es, Adobe
LiveCycle Reader Extensions Es, Adobe LiveCycle Barcoded Forms
Es.

Adobe LiveCycle Es è unl motore che gestisce il front-office dei
concorsi del dicastero; le informazioni processate dalla
piattaforma vengono poi interfacciate con soluzioni di terze parti:
i moduli progettati sono predisposti ad hoc, in modo da contenere
campi per le risposte multiple già precompilati. Parametri di
avviso segnalano gli eventuali errori, per una compilazione
corretta in ogni sua parte da parte del candidato. Per facilitare
la compilazione della documentazione, il sistema prevede anche la
possibilità, per l’utente, di procedere al download in locale
del form, alla sua validazione e alla successiva immissione
corretta nel sistema. La soluzione contempla tutte le feature di
sicurezza richieste per una gestione corretta delle informazioni
sensibili dei candidati.

Il sistema è usato in via sperimentale sui concorsi per
l’Accademia Aeronautica e ai concorsi per il personale di truppa.
L’obiettivo è la gestire online tutte le selezioni entro il
2011, anche se, per legge, è previsto comunque l’invio cartaceo
dei documenti.

Le sperimentazioni hanno rilevato innegabili benefici. Per ciò che
attiene l’attività interna, grazie alla compilazione online si
è avuto un abbattimento del costo dedicato al personale (circa 300
le persone coinvolte). Le 100mila domande l’anno che giungono per
le partecipazioni ai concorsi vengono processate in maniera
corretta e snella. Vengono evitati errori di digitazione o
ripetizione.

Grazie inoltre alla componente Adobe LiveCycle Barcoded Forms Es,
il Ministero della Difesa può effettuare un controllo incrociato
sulla modulistica che giunge presso le sedi. I dati provenienti
dalla modulistica on line, già presenti sul database, vengono, non
appena giunge anche copia cartacea della documentazione,
confrontati grazie alla tecnologia ”Barcode 2D”. In questo modo
vengono azzerati gli eventuali errori di copiatura.

“Il nuovo processo ha ottenuto positivi feedback da parte dei
cittadini, che ci hanno spinto a proseguire nell’impegno alla
digitalizzazione dei servizi spiega il tenente colonnello Alessio
D’Andrea, Webmaster del Ministero della Difesa La mancanza di
errori formali nella compilazione dei moduli ha permesso di
abbattere anche il numero delle domande scorrette che giungevano al
dicastero, e di ridurre drasticamente anche il numero dei ricorsi
dovuti a rifiuto delle domande”.
Compilazione della modulistica anche in locale e successivo
inserimento validato, utilizzo di comunicazioni interattive con i
cittadini, tra cui e-mail e Sms: “Sono parti di una nuova dialogo
che vede impegnato il Ministero sul fronte della comunicazione coi
cittadini. Che non potremo che accrescere con il tempo”.

Nel prossimo futuro il dicastero prevede di integrare direttamente
le informazioni relative ai vincitori dei concorsi al gestionale in
uso all’ufficio Personale del Ministero.  Entro il 2011 è
prevista anche l’implementazione della firma digitale, tramite la
Carta Multiservizi della Difesa, per validare la documentazione e
la modulistica relativa a un candidato, già militare, che voglia
partecipare a un concorso interno.

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