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L’e-gov nelle PA locali frenato dalla burocrazia

Osservatorio eGovernment 2010 della School of Management (Polimi): il 75% degli enti ha attivato un progetto innovativo. Ma la complessità delle norme ostacola l’adozione di Pec e firma digitale

02 Feb 2011

Nel 2010 quasi il 75% degli enti locali ha un progetto di
eGovernment attivo, oltre il 50% più di due e il 25% tre o più.
Più del 65% delle Province e quasi l’85% dei Comuni hanno in
programma di avviare un’iniziativa di innovazione nei prossimi 12
mesi, più del 45% almeno 2 progetti. Nonostante questo, dopo circa
10 anni di eGovernment italiano appena il 16% delle amministrazioni
dà oggi la possibilità agli utenti di inoltrare on-line i
documenti e meno dell’8% rende possibile avviare e concludere per
via telematica l’intero iter relativo al servizio richiesto.
E' il quadro che emerge dall'Osservatorio eGovernment 2010
della School of Management del Politecnico di Milano, che ha
coinvolto più di 650 pubbliche amministrazioni locali, tra Comuni,
Province.

La ricerca fotografa i passi avanti compiuti dagli enti locali
nello sviluppo dell'eGovernment, ma anche le difficoltà e le
incertezze che tuttora permangono per avviare, progettare e
realizzare la soluzione più adatta alle proprie esigenze. Colpa
della complessità legata alle differenti tipologie di competenze
richieste (normative, organizzative, tecnologiche, comunicative)
che rendono lo sviluppo dei progetti molto difficile anche per un
ente ben organizzato.

Attualmente quasi il 50% dei progetti gestiti in autonomia dalle
Province e il 63% di quelli gestiti in autonomia dai Comuni
fallisce. Ma il rapporto si inverte quando si tratta di progetti
gestiti insieme ad altri enti. In generale, le iniziative condotte
in collaborazione con altri enti risultano più qualificanti,
efficaci e meglio rispondenti agli obiettivi finali per la
possibilità di progettazione congiunta, anche se con il limite di
un allungamento dei tempi per la maggiore complessità
organizzativa da gestire.

Fondamentale per la decisione di avviare o meno un’iniziativa di
eGovernment sono l’obbligo normativo e la disponibilità di
co-finanziamenti esterni. La mancanza di fondi è anche la prima
causa bloccante di un’iniziativa di eGovernment insieme
all’assenza di un adeguato sostegno della componente politica. In
generale si riscontra da parte dell’attuale classe politica a
capo degli enti locali un basso livello di interesse iniziale nei
confronti di questa tipologia di iniziative, che hanno il difetto
di non generare ritorni di immagine tempestivi quanto la
costruzione di una rotonda.

Ad ogni modo, è difficile individuare il modello perfetto a cui
guardare per innovare nella pubblica amministrazione. L’indagine
rileva come in Italia attualmente convivano situazioni fortemente
differenti: Comuni capoluogo che si sono strutturati dedicando più
di 20 persone alle iniziative di innovazione accanto ad altri di
pari dimensioni con solo 2 addetti per tutta la dotazione
informatica dell’ente. Gli enti locali in prima fila nel percorso
di rinnovamento dell’apparato pubblico non sono necessariamente
di grandi dimensioni, anzi sono numerosi i Comuni anche al di sotto
dei 30.000 abitanti che hanno svolto questo ruolo coinvolgendo
altri enti nelle proprie iniziative di innovazione.

“Si può dire, anzi, che per il successo di iniziative di
eGovernment la dimensione dell’ente sia irrilevante – spiega
Giuliano Noci, responsabile scientifico dell’Osservatorio
eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano
– Determinanti piuttosto sono la presenza di persone che credano
davvero nella bontà dei progetti, sia tra politici che tra il
personale amministrativo, e l'esistenza di un contesto
socio-economico stimolante. Per questo motivo è più probabile
trovare enti locali innovativi in territori dove sia forte il
turismo o la densità imprenditoriale”.

Una nota dolente è la capacità di programmazione degli enti
locali che, combinata alla potenziale mutevolezza della classe
politica, rischia in molti casi di rendere vani gli sforzi di
innovazione. Meno del 60% degli enti si preoccupa di definire quali
siano i costi per la manutenzione ordinaria delle soluzioni
sviluppate e meno del 50% per quella evolutiva. Per questo, anche
quando un’iniziativa di innovazione viene realizzata con
successo, nel 40% dei casi vi è la possibilità che muoia dopo uno
o due anni per mancanza di fondi. Combinando questi dati con le
statistiche relative al successo di un’iniziativa di innovazione
della pubblica amministrazione locale, emerge come a tre anni di
distanza 1 iniziativa su 2 fallisca e addirittura 2 su 3 se ad
avviarla è un’aggregazione di più Comuni.

La scarsa promozione delle soluzioni realizzate è una delle
principali motivazioni del limitato utilizzo dei servizi di
eGovernment da parte dell’utenza, anche se quasi il 90% degli
enti dichiara di prevedere una qualche forma di marketing nei
propri progetti.
“Ciononostante – puntualizza Michele Benedetti, responsabile
della Ricerca dell’Osservatorio eGovernment della School of
Management del Politecnico di Milano – ben nel 95% dei casi
l’ente non utilizza sistemi per misurare l’efficacia delle
attività di comunicazione e in quasi il 50% dei casi gli
intervistati non hanno saputo dire neanche se qualitativamente ci
sono stati degli effetti positivi derivati dalle azioni messe in
atto. Ciò sta a indicare come gli enti in realtà abbiamo bisogno
di essere aiutati nel capire quando e come comunicare
l’eGovernment”.

L'adozione delle tecnologie
Dall'indagine risulta come l’80% degli enti locali abbia
attivato almeno una PEC (posta elettronica certificata) e il 60%
utilizzi la firma digitale, mentre sono molto meno diffuse altre
tecnologie. Meno del 20% degli enti ha attivato un sistema di
pagamento alternativo a quelli tradizionali o servizi che
richiedono l’utilizzo di sistemi di autenticazione forte. Le
percentuali si riducono a meno del 10% quando si parla di
conservazione sostitutiva e di timbro digitale.

Nonostante la maturità percepita delle tecnologie Pec e firma
digitale, metà degli enti dichiara di aver avuto difficoltà
nell’adottare queste tecnologie, in particolare per problemi di
utilizzo ed implementazione, oltre a una normativa poco chiara. In
generale, comunque, si lamenta la mancanza di linee guida operative
che chiariscano le modalità con cui adottare queste
tecnologie.

Pagamenti multicanale
Oltre il 58% dei Comuni e il 40% delle Province dichiarano di aver
implementato o di avere in corso di implementazione progetti di
eGovernment su servizi di pagamento tramite internet o altri
canali. Il Focus sui Pagamenti multicanale dell'indagine 2010
dell'Osservatorio eGovernment evidenzia così segnali di
crescita significativa di questi servizi, sia per effetto
dell'interesse che proviene dal basso, dagli enti e dai
cittadini, che dalla spinta proveniente dall'alto, ovvero dal
panorama legislativo vigente e dall'azione del Governo,
orientati alla promozione dei sistemi di pagamento elettronici.

Tenendo presente che la ricerca ha preso in considerazione un
campione di enti fortemente propenso all’innovazione, il 47%
degli enti locali intervistati dichiara di aver attivato servizi di
pagamento di tributi e/o di tasse attraverso il canale online. La
principale motivazione (oltre il 77%) è legata alla volontà di
offrire un migliore servizio all'utenza
mentre una minoranza (solo il 20%) dichiara di farlo per un
recupero di efficienza interna, segno che le attuali soluzioni a
disposizione in questo ambito non rispondono appieno alle esigenze
di razionalizzazione dei costi della pubblica amministrazione
locale. Alcuni enti, addirittura, segnalano al contrario una
maggiore onerosità nel gestire questi servizi rispetto ai canali
tradizionali, lasciando quindi ampi margini di miglioramento.

Tuttavia, i sistemi di pagamento online non decollano ancora in
termini di utilizzo da parte dell’utenza. Secondo gli enti
locali, i principali freni sono la scarsa propensione
all’utilizzo di internet e la diffidenza a fornire i propri dati
sensibili online (per il 70% degli intervistati), seguiti dalla
scarsa conoscenza dell’esistenza del servizio (61,5%).
Relativamente meno sentite, ma comunque rilevanti, appaiono le
problematiche relative alla complessità e quindi alla difficoltà
di utilizzo dei servizi e alle elevate commissioni a carico
dell’utenza. In merito a quest’ultimo punto agli intervistati
appaiano poco motivate le commissioni che il sistema creditizio
impone per transazioni che presentano pochi o nessun rischio.

Archiviazione elettronica e conservazione
sostitutiva

Oltre tre quarti degli enti locali intervistati (76%) ha
implementato o sta implementando progetti di archiviazione
elettronica e conservazione sostitutiva di documenti (il 78% dei
Comuni, il 64% delle Province e la totalità delle Regioni
intervistate).

Quasi un terzo degli enti (29%) effettua la conservazione
sostitutiva di alcune specifiche tipologie di documenti prodotti.
L’11% ha in corso un progetto, il 24% sta progettando
l’intervento. La quasi totalità degli enti (88%) ha scelto di
conservare delibere di Giunta e delibere di Consiglio. Seguono le
ricevute di Pec (74%), le ordinanze (70%), le fatture (67%), i
bandi di gara (63%), le ricevute di pubblicazione atti
sull'albo pretorio (60%,) i verbali delle sedute di
Giunta/Consiglio/Commissioni (56%), le concessioni amministrative
(56%).

Oltre il 40% degli enti coinvolti nell’analisi che ha avviato
un’iniziativa di questo tipo ha dichiarato di aver riscontrato
significative criticità: nella gestione del progetto (per la
complessità del cambiamento e per la difficoltà di programmare le
attività) e nell’interpretazione della normativa vigente in
materia.
Sono invece numerose ed eterogenee le barriere che interdicono
l’avvio di progettualità di questo tipo. In particolare si
segnala l'assenza di risorse finanziarie da dedicare al
progetto (per il 57% degli intervistati) e la mancanza di un
indirizzo strategico da parte degli amministratori dell’ente
(54%).