Fatturazione elettronica, aziende europee al palo

IL REPORT

Con l'adozione dell'e-invoicing risparmi fino al 70%, ma solo il 10% dei documenti viene inviato in formato elettronico

di F.Me.
Nell’era dell’informazione, le aziende sono sempre più consapevoli dei vantaggi che derivano dalla gestione elettronica dei documenti, che consente ad esempio una migliore distribuzione e condivisione delle informazioni.
Ma, nonostante le inefficienze che derivano dai processi basati su documenti cartacei, la maggior parte delle fatture viene ancora gestito in formato cartaceo: nel 2010 in Europa solo il 10% del totale delle fatture (30 miliardi) è stato inviato in formato elettronico.

Secondo il Process Efficiency Index pubblicato da Ricoh, il 42.5% delle informazioni critiche per le aziende viene archiviato esclusivamente in formato cartaceo. I processi di fatturazione contribuiscono ad alzare la percentuale di questa statistica essendo per la maggior parte gestiti mediante attività manuali. Solo nel 22% delle aziende del campione vengono implementati workflow automatizzati. La maggior parte delle aziende europee concorda poi sul fatto che i processi documentali critici possano essere notevolmente ottimizzati, ottenendo benefici in termini di migliore condivisione delle informazioni, maggiore sicurezza delle stesse e incremento della produttività.

Dall’Index sono emersi i rischi e le inefficienze che derivano da una gestione manuale dei documenti e dei processi, inclusi quelli per la fatturazione. L’Index ha messo in evidenza come i dipendenti responsabili dei processi documentali critici impieghino ogni anno per la loro gestione circa 362 milioni di ore del loro tempo, il che corrisponde a un costo complessivo pari a 147 miliardi di euro.
Per quanto riguarda le fatture, Quocirca stima che il costo per la gestione di una fattura cartacea, quindi mediante attività manuali, possa andare dagli 8 ai 10 euro per fattura , costi quindi non trascurabili se si considerano i volumi di documenti cartacei che le aziende gestiscono ogni giorno.

Secondo Quocirca la fatturazione elettronica migliorerebbe l’efficienza del business consentendo di ridurre i costi per la gestione delle fatture fino al 70% . I benefici sono legati all’eliminazione dei costi diretti per la spedizione delle fatture (carta, stampa, spese postali) e alla riduzione di quelli connessi al trattamento delle stesse (ricezione, gestione, approvazione).

L’e-invoicing velocizza poi i tempi di riconciliazione delle fatture, consente di tracciare i processi (solo il 39% del campione della ricerca è in grado di farlo) e di eliminare le attività manuali a basso valore aggiunto. Inoltre, la gestione elettronica delle fatture (e degli altri documenti aziendali) aumenta la sicurezza delle informazioni e riduce l’impatto sull’ambiente.

I driver descritti stanno aumentando l’adozione della fatturazione elettronica in tutte le aziende. Nel 2011 circa 5 milioni di aziende di tutta Europa invieranno oppure riceveranno fatture elettroniche . Per favorire l’e-invoicing e lo sviluppo di un mercato “digitale” unico a livello europeo, la Commissione Europea sta rivedendo la direttiva europea sulla firma elettronica. Questa iniziativa fa parte dell’Agenda Digitale Europea che punta sull’e-invoicing e fissa al 2020 la data entro cui la modalità di fatturazione prevalente dovrà essere quella elettronica. Tra gli aspetti definiti come prioritari dall’Agenda Digitale vi sono la creazione di un quadro giuridico coerente e di uno standard comune per la fatturazione elettronica.

Oggi il mercato si caratterizza per la presenza di soluzioni per la fatturazione elettronica sia on-premise che erogate in modalità SaaS, la maggior parte delle quali si integrano con i sistemi Erp già presenti in azienda e rispondono ai requisiti normativi dei differenti paesi. I network per lo scambio delle fatture stanno diventando sempre più diffusi per cui l’invio e la ricezione della fattura – indipendentemente dallo standard utilizzato – avviene mediante il portale di un service provider. Per cui un fornitore, una volta iscritto al portale, può inviare le fatture elettroniche a tutti i clienti che fanno parte del network.
Questi portali, che richiedono l’iscrizione sia del fornitore che del cliente, sono utilizzati da aziende di grandi dimensioni. Le imprese più piccole preferiscono invece continuare a gestire le fatture in maniera tradizionale, anche perché faticano a giustificare il costo di iscrizione al portale. L’attuale contesto competitivo le porta però a rivedere questo approccio per stare al passo con le esigenze dei clienti che richiedono fatture erogate in modalità elettronica.

Dal momento che l’e-invoicing richiede l’adozione di soluzioni da parte di tutta la supply-chain un approccio ‘big-bang’ non è pensabile. Di conseguenza, per le aziende è opportuno migrare alla fatturazione elettronica in maniera graduale, mantenendo in un primo momento un approccio ibrido in cui convivono fatture elettroniche e fatture cartacee. I service provider in questo ambito si occupano della gestione dell’intero processo, dall’acquisizione delle fatture passive in qualsiasi formato e da qualsiasi fonte (cartaceo, xml, Edi, e-mail…), all’invio delle fatture attive dal formato richiesto dal cliente. Il software viene sviluppato, aggiornato e mantenuto dal provider e il cliente paga in modalità pay-per-use; questo consente una significativa riduzione dei costi.

20 Luglio 2011