Cosentino: "PA, dematerializzare per crescere"

IL PUNTO DI VISTA

La digitalizzazione "nativa"  dei documenti, prevista nel nuovo Cad, darà la stura all’innovazione dei servizi e dei processi interni

di Gregorio Cosentino, università di Roma "Tor Vergata"
Con l’introduzione del nuovo Codice della Amministrazione Digitale (Dl n.235/2010) il legislatore, con l’Art. 40 e successivi, ha voluto dare un forte impulso al processo di digitalizzazione della PA attraverso il passaggio dal cartaceo al digitale – dematerializzazione - nella gestione dell’enorme quantità di documenti prodotti dalla PA nello svolgimento delle sue attività. La dematerializzazione, vista come conseguenza della gestione documentale informatizzata, è già da tempo usata nel settore privato, in particolare nel settore bancario, dove se ne ricorda l’uso che fin dagli anni 70 veniva fatto per la dematerializzazione dei titoli obbligazionari.

Per la PA il tema è molto impegnativo in quanto si tratta molto spesso di rivisitare il processo per poter utilizzare efficacemente il documento informatico in sostituzione di quello cartaceo. Mancano spesso le risorse interne, afferenti alle strutture per l’organizzazione, l’innovazione e le tecnologie cosi come previsto nell’art.17 del nuovo Cad, che al comma 1 recita: “Le PA centrali garantiscono l'attuazione delle linee strategiche per la riorganizzazione e digitalizzazione dell'amministrazione definite dal Governo. A tale fine, le predette amministrazioni individuano un unico ufficio dirigenziale generale…”, e ne sottolinea il ruolo di controllo strategico, correlandone l’attuazione ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale dei dirigenti ai sensi della riforma 150/2010 (art. 12 comma 1ter del Cad). Eppure non mancano esempi significativi che confermano come la strada da percorrere sia tracciata, qui cito le notifiche telematiche e il pagamento elettronico nel comparto Giustizia e i certificati on line in quello Sanità.

In effetti la digitalizzazione è un tema complesso, che non solo si deve avvalere degli strumenti tecnologici - firma digitale, Pec, protocollo informatico, già ampiamente diffusi - ma deve ripartire dalla gestione del procedimento amministrativo riorganizzando la gestione dell’informazione indipendentemente dalla forma e dal supporto in cui viene presentata e seguendone l’iter attraverso strumenti di workflow management che, a partire dalla registrazione del documento nel sistema di protocollo informatico e gestione documentale, ne garantiscono la tenuta e la conservazione, e ne registrano le fasi di lavoro permettendo così di migliorare il processo, monitorando i tempi di esecuzione della pratica, ottimizzando i carichi di lavoro e fornendo informazioni sullo stato della pratica. L’introduzione del protocollo informatico ha già permesso nel passato di sostituire tanti registri protocolli con una visione unitaria del registro, come una unica chiave di accesso nella gestione dei documenti. E il nuovo Cad, con l’Art. 40 bis, rafforza il principio estendendo la registrazione di protocollo anche alle comunicazioni che pervengono o sono inviate dalle caselle di Pec.

L’obiettivo delle regole tecniche che dovranno essere emanate ai sensi dell’art 71 del Cad è quello di accompagnare tale percorso con delle specifiche attuative che supportino le amministrazioni nelle azioni di adeguamento dei propri sistemi organizzativi e informatici.
Anche per un problema di costi, appare chiaro che la PA potrebbe tenere un doppio regime, non punterà a digitalizzare l’enorme quantità di documenti prodotti nel passato (scannerizzazione), ma punterà a far nascere originariamente il documento in digitale per poi conservarlo secondo regole molto stringenti per la protezione, la sicurezza, la privacy e la manutenzione nel tempo (si pensi alle conseguenze derivanti dalla perdita per esempio di un dato anagrafico). Dove conservare i supporti digitali? L’Art. 44, al comma 1ter chiarisce che “Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici ... ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche”.

In conseguenza, importante rilievo assume per il mercato l’emanazione delle regole tecniche sul sistema di conservazione che permetterà ai privati di proporre servizi alle amministrazioni per la tenuta dei documenti informatici. Lo stesso Cad a tale scopo prevede la possibilità per coloro che svolgono attività di conservazione di documenti informatici, pubblici o privati, di richiedere l’accreditamento presso DigitPA. Insomma, anche la PA punta a diventare “paperless”, è una sfida che DigitPA vuole affrontare al meglio, come afferma Maria Pia Giovannini, Responsabile Ufficio Sistemi per l’efficienza dei flussi documentali e servizi on line, convinta che la digitalizzazione permetterà di eliminare i vincoli che rendono meno efficace ed efficiente l’erogazione del servizio al cittadino e alle imprese, e che inoltre permetterà alla PA di rivedere i processi e ai fornitori di proporre soluzioni sempre più avanzate da mettere al servizio della PA e di conseguenza dei cittadini e delle imprese. Una sfida che fa vincere tutti.

04 Luglio 2011