Come sarà il posto di lavoro di domani? Tra cloud, realtà virtuale, intelligenza artificiale e mobilità sempre più spinta, l’espressione smart working è forse già inadatta a descrivere i possibili scenari futuri. Quello della collaboration, soprattutto, è l’ambito in cui si possono ipotizzare le sfide più interessanti: non parliamo solo di riunioni e condivisione di documenti e progetti, ma soprattutto di processi di co-creation, rispetto ai quali le tecnologie di stampa 3D e di virtual reality offrono prospettive fino a pochi mesi fa impensabili.
È a questo che sta lavorando Cisco nel suo centro R&D di Oslo, struttura che all’interno del network globale di innovation center del gruppo si occupa specificamente di workspace. Un concetto che va ben oltre il tema della tele-presenza, e che coinvolge a tutto tondo la user experience delle persone, per le quali “la tecnologia funziona davvero solo nel momento in cui è invisibile”, assicura Snorre Kjesbu, VP/GM Device, Team Collaboration Group di Cisco e direttore del centro di ricerca.
Corcom ha avuto l’opportunità di visitare gli uffici norvegesi dove vengono concepite le soluzioni che danno vita all’offerta della multinazionale in tal senso: dal software e dall’hardware per l’ottimizzazione del suono fino al design di telecamere e altoparlanti, passando per i test di resistenza strutturale dei dispositivi, tutto parte da qui. E tutto parte da una visione nitida: “Oggi le aziende, per rimanere competitive, hanno bisogno di innovare continuamente, e questo comporta una trasformazione irreversibile nel modo di lavorare e collaborare, internamente e a contatto con i clienti”, continua Kjesbu. “L’agilità consentita dagli smartphone ha dato un nuovo assetto anche agli strati organizzativi. Si creano team interdisciplinari – spesso internazionali – che si fanno e disfano a seconda del progetto, e questo cambia le regole dal gioco, a partire dal modo in cui ci incontriamo, con cui comunichiamo e perfino con cui ci sediamo”.
L’esperienza di Ibm: più flessibilità, più vicinanza ai clienti
Ne sanno qualcosa in IBM, e nello specifico proprio nella sede di Oslo, dove si è dato vita a un piano di trasformazione del workspace che insieme al capitolo di Stoccolma fungerà da apripista per l’evoluzione delle altre filiali europee di Big Blue. Inaugurati a novembre 2017, i nuovi uffici sono stati realizzati in centro città, seguendo il trend che porta sempre più multinazionali a spostarsi dalle periferie a location facili da raggiungere per i clienti, e sono stati concepiti per permettere ai dipendenti – a partire dal CEO – di lavorare non più in spazi individuali, ma di condividere aree di diverse dimensioni opportunamente attrezzate con strumenti di collaboration di ultima generazione. Ovviamente forniti da Cisco.
Arne Norheim, Country General Manager di IBM Norway, racconta che la trasformazione, avviata di concerto con i sindacati, è stata più rapida del previsto: “Le uniche perplessità sono state espresse dal middle management, che temeva di perdere il controllo su team consolidati da anni di consuetudine. Nonostante questo, in soli tre mesi siamo riusciti a far evolvere la cultura aziendale e a cambiare il modo in cui lavoriamo, incoraggiando l’utilizzo delle piattaforme Webex di Cisco per la collaboration anche da remoto e mettendo a disposizione di circa 700 dipendenti 400 postazioni”.
L’edificio, che abbiamo visitato, è in effetti un susseguirsi di ambienti chiusi e aperti, estesi o riservati a due-tre persone (i cosiddetti huddle space), luoghi di incontro che tra divani, sgabelli e altalene poco hanno a che fare con le classiche sale riunioni. Senza contare gli schermi, onnipresenti nei più disparati formati. È grazie al video infatti che i team di Norheim possono rimanere in contatto tra loro anche su progetti di caratura internazionale e dare vita a incontri con i clienti a prescindere da dove si trovino le risorse coinvolte. Questo avviene grazie all’unificazione della user experience apportata da Cisco su Webex meetings e Webex Teams (la mobile app con cui si accede alla piattaforma), attraverso la quale gli utenti possono partecipare alle riunioni da ufficio come da smartphone, accedendo con un unico tasto a tutte le funzionalità dello strumento e potendo contare su una qualità audio/video elevata. Ma soprattutto su una user experience coinvolgente, intuitiva e omogenea.
Elaborare una tecnologia invisibile all’utente finale
C’è un enorme lavoro dietro questo risultato. Il design delle app e dei dispositivi – progettati con una cura maniacale nella ricerca di materiali fonoassorbenti – è solo l’aspetto più esteriore di progetti che invece sono fondamentalmente basati sull’intelligenza artificiale e sui servizi cognitivi. Il software che dà vita a telecamere e schermi, infatti, lavora senza sosta per abbattere le distanze della video-comunicazione, allestendo una regia automatica capace di riconoscere i partecipanti alla riunione e seguirne voce e movimenti cambiando in tempo reale l’inquadratura. Ma anche ottimizzando immagini e suoni per isolare e tagliare fuori dalla percezione dei partecipanti rumori di fondo che potrebbero distrarli.
“La tecnologia alla base di queste soluzioni è la stessa messa a punto per la gestione dei self driving vehicles”, spiega Kjesbu. “Non si tratta quindi solo di raccogliere e analizzare i dati, ma di scegliere quelli realmente utili ed elaborarli con la giusta profondità. L’obiettivo è ribaltare il paradigma che è andato per la maggiore negli ultimi decenni: le persone devono adattarsi alla tecnologia. Oggi, se si vuole avere successo, è vero il contrario”
Nel centro R&D diretto da Kjesbu, Cisco sta costruendo le premesse per abilitare nuovi sistemi che sfrutteranno il Machine learning su applicazioni avanzate come Virtual e Augmented Reality. La prospettiva infatti è quella di superare l’ottica della riunione in tele-presenza e di dare il vita a esperienze di collaborazione a 360 gradi, in cui anche la progettazione o la co-creazione stessa di prodotti potrà essere gestibile da remoto e sulla maggior parte dei device.
Come immaginabile, altro tassello fondamentale per questa rivoluzione è il Cloud, che permette a qualsiasi dispositivo di trasformarsi in un punto d’accesso all’altezza della situazione. “L’esperienza per l’utente è realmente ottimizzata solo se un’applicazione è frutto della convergenza tra hardware, software e Cloud. Soltanto così si ottiene lo strumento perfetto per comunicare senza soluzione di continuità in qualsiasi situazione e contesto”, ribadisce Kjesbu.
Del resto, le soluzioni che Cisco propone ai propri clienti sono prima di tutto testate e installate all’interno dell’organizzazione stessa, recependo i feedback dei dipendenti e tracciando metriche precise per comprenderne grado di adozione ed efficacia del sistema. Dave Vrh, Director Sales Business Development di Cisco, snocciola qualche cifra al riguardo: “Per ciascun collaboratore attivo sui nostri digital workspace, l’azienda risparmia il 30% sui costi legati all’utilizzo degli immobili, il 55% su quelli dei mobili, il 55% sul cablaggio e sulle infrastrutture IT e il 58% sui consumi elettrici. Abbiamo inoltre riscontrato che il tempo medio di una riunione in tele-presenza è di 46 minuti, dieci minuti in meno di un meeting senza video”.
A tracciare le linee di sviluppo per l’immediato futuro c’è John Restrick, CTO Devices di Cisco, per il quale le priorità sono l’affinamento dei sistemi di codifica e decodifica dei video, essenziali per permettere alla piattaforma di lavorare in qualsiasi network e con qualsiasi banda, e l’ulteriore sviluppo dell’intelligenza artificiale. “L’AI non avrà più solo il compito di gestire l’esperienza d’uso, organizzando persone e spazi come già sa fare: renderà sempre più facile la ricerca e la condivisione di file e documenti, ma sarà anche in grado di integrare i contenuti del meeting con i sistemi di business. Declinare la nostra offerta in chiave smart manufacturing? È una possibilità, in effetti ci sono già clienti che stanno adattando i prodotti in quel senso. Ma al momento puntiamo soprattutto all’utilizzo del 3D e della realtà virtuale per andare incontro alle esigenze, per esempio, degli studi di design, ai sensori intelligenti, che permetteranno agli utenti di lavorare in qualsiasi ambiente in maniere realmente seamless, e all’abilitazione di esperienze di customer care avanzate”.
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