Si è svolto ieri a Roma presso la sede di Consip l’incontro tra i referenti per il MePA e i rappresentanti del mercato dei Conservatori accreditati. Anorc ha preso parte all’incontro in qualità di rappresentate del mercato di riferimento e di portavoce della Coalizione Anorc – Aifag dei Conservatori accreditati (che oggi raccoglie 44 delle 74 imprese accreditate dall’Agenzia per l’Italia Digitale) con l’obiettivo di far ordine nel bando Consip relativo all’“Abilitazione di fornitori e servizi per la partecipazione al mercato elettronico per la fornitura di servizi per l’informatica e le telecomunicazioni”, relativamente alla conservazione digitale dei documenti.
Un tavolo di lavoro congiunto ha portato all’individuazione di un modello di bando di gara utile a rendere evidenti le caratteristiche essenziali per l’assegnazione del servizio di conservazione digitale a norma. Il bando iniziale (ICT 2009), sul quale ci siamo confrontati, è stato alleggerito da elementi superflui e in alcuni casi addirittura fuorvianti che avrebbero potuto influire negativamente sulle valutazioni che le pubbliche amministrazioni saranno poi chiamate a fare.
A seguito di confronto è stato deciso di organizzare il metaprodotto Servizio di Conservazione Digitale in modo chiaro e semplice individuando tra le specifiche del Servizio stesso solo gli elementi essenziali e rinviando alla fase di RDO (richiesta di offerta) gli elementi caratterizzanti la specifica offerta.
Uno degli elementi essenziali dai quali non si potrà più prescindere è l’ottenimento dell’accreditamento da parte dell’Agenzia per l’Italia Digitale con relativo inserimento nell’elenco pubblico di riferimento (http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi) in capo al fornitore del servizio.
Altri elementi che sono stati segnalati come fondamentali dal mercato e dunque inseriti sono quelli relativi alla responsabilità dell’Ente nella consegna (nella fase iniziale del rapporto tra Ente e Conservatore) di dati, documenti e informazioni, al soggetto che poi sarà responsabile del servizio di conservazione digitale e (nella fase di chiusura del rapporto tra Ente e Conservatore) all’individuazione delle modalità di riversamento e alla necessità che l’attività di riversamento avvenga nei confronti di un soggetto accreditato. Queste specificazioni sono finalizzate a escludere problemi di interoperabilità nel trasferimento dei dati, ma soprattutto prevenire l’aggravio di costi e l’imputazione di ritardi nell’esecuzione del servizio in capo all’assegnatario del servizio. Ad oggi, infatti, troppo spesso succede che si rimanga bloccati per mesi o addirittura per anni in attesa che l’Ente pubblico indica una nuova gara o sia in grado di riprendere i dati, obbligando così il conservatore a sostenere interamente i costi della conservazione.
Di contro, gli elementi che si è deciso di far migrare all’interno delle specifiche RDO sono quelli relativi alle specifiche esigenze di ciascun Ente quali, ad esempio, l’assistenza, la formazione e i c.d. service level agreement.
Questa attività è un importante primo passo verso la corretta gestione dei bandi di gara relativi al Servizio di Conservazione Digitale, purtroppo però solo questa attività non è sufficiente.
Per questa ragione la Coalizione dei Conservatori accreditati Anorc – Aifag si è impegnata a collaborare con Consip nel monitorare il MePA per evidenziare e denunciare eventuali irregolarità nell’assegnazione del servizio di conservazione digitale tramite l’utilizzo di metaprodotti differenti da quello dedicato allo specifico servizio.
