Dopo la centralizzazione di DocER e l’attivazione del relativo servizio cloud, avvenuta a metà 2017, sono ora disponibili anche gli strumenti per migrare dalle soluzioni locali alla soluzione centralizzata. Infatti, il servizio era già disponibile per gli Enti interessati ad avviare il percorso di adozione di DocER per la digitalizzazione dei processi e la gestione documentale, mentre si è lavorato alla realizzazione di strumenti in grado di supportare la migrazione dei dati e dei documenti dei 91 attuali Enti (Unioni e Comuni) utilizzatori su 26 istanze locali installate.
Nello specifico, sono disponibili gli strumenti sia per il passaggio dalla versione 1.3.5, utilizzata da 39 Enti su 9 istanze locali, sia dalla versione2.1, utilizzata da un totale di 52 Enti su 17 istanze locali. lepidaspa ha già avviato i contatti e le valutazioni delle prime migrazioni con due Unioni per la migrazione dalle due summenzionate versioni locali al DocER centralizzato per un totale di 15 Enti.
I vantaggi del servizio DocER in cloud sono molteplici in termini di affidabilità e prestazioni sgravando gli Enti dalla gestione sistemistica e soprattutto da una parte significativa di analisi e diagnosi di eventuali anomalie e malfunzionamenti delle diverse integrazioni di DocER con gli applicativi di mercato utilizzati all’interno del dominio dell’Ente. Va sottolineato che la migrazione richiede la definizione di un piano coordinato tra i vari attori coinvolti e un impegno importante, ma sicuramente giustificato dai notevoli vantaggi che ne derivano.
Infatti, il passaggio da una una soluzione locale esistente al servizio centralizzato richiede il coinvolgimento e la collaborazione dell’Ente interessato, di lepidaspa e dei fornitori gestori dei software integrati con DocER. Dal punto di vista tecnico gli strumenti di migrazione realizzati da lepidaspa permettono di convertire i metadata del sistema di gestione documentale (EDMS) utilizzato dalle versioni locali di DocER (Alfresco nella versione 1.3.5 oppure Solr nella versione 2.1) alla versione di Solr cloud utilizzata nel DocER centralizzato in modalità real time per permettere una gestione ottimale degli accessi contemporanei alle risorse documentali gestite da DocER. Inoltre, il completamento della migrazione richiede delle operazioni puntuali di spostamento dei dati verso il servizio centralizzato. Il tutto andrà eventualmente accompagnato da una omogeneizzazione delle tipologie documentali per permettere una adeguata conservazione attraverso l’invio al ParER (Il Polo archivistico dell’Emilia-Romagna).
Gli Enti interessati possono richiedere a lepidaspa approfondimenti su funzionalità e opportunità dei servizi DocER in cloud e relative potenzialità per la realizzazione dell’archivio corrente unico, previsto dalle normative vigenti, introducendo la possibilità di intercettare tutti i flussi documentali coinvolti nei procedimenti interni amministrativi.
