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INNOVAZIONE

Note spese “paperless”: grazie al digitale più risparmi e meno errori

Dematerializzare tutti i processi per i rimborsi ai dipendenti è la scommessa di Smartex, startup che in tre anni è arrivata a 10mila utenti per 60 imprese in 10 Paesi. Non è più necessario conservare scontrini e ricevute, ma soltanto fotografarli con lo smartphone tramite un’app

16 Gen 2020

Eliminare la carta dal processo di gestione delle note spese dei dipendenti può essere una soluzione win-win per i dipendenti e per le aziende. Uno “snellimento” burocratico che oggi è possibile grazie alla digital transformation, e di cui migliaia di persone stanno già sperimentando i vantaggi grazie a Smartex, l’app che consente di gestire i rimborsi semplicemente tramite un’app e quindi attraverso lo smartphone.

Nata nel 2016, la soluzione – che nel 2019 è arrivata in finale nella categoria Smart working, gestione documentale e collaborazione dei Digital360 Awards – è stata adottata negli ultimi tre anni da 60 aziende in 10 Paesi in Europa, Nord America e Messico, per un totale di 10mila dipendenti coinvolti.

Come funziona Smartex

Compilare una richiesta di rimborso tramite Smartex semplifica notevolmente le procedure rispetto alla gestione cartacea: l’utente deve soltanto compilare un modulo tramite lo smartphone – anche con la possibilità di utilizzare un percorso guidato – e poi fotografare lo scontrino che giustifica la spesa. Una volta approvato e inviato il documento, l’azienda lo prenderà in gestione in automatico e dopo l’approvazione del manager di riferimento provvederà a rimborsare il dovuto direttamente in busta paga.

I vantaggi per l’utente

La semplificazione burocratica è uno dei principali vantaggi per i dipendenti che utilizzano Smartex, perché si traduce in maggiore produttività e in un utilizzo più razionale del tempo: “Se un’incombenza non può essere divertente, almeno che sia breve”, è uno dei claim scelti dall’azienda per dare un’idea dei possibili vantaggi.

Grazie al fatto che i massimali di spesa possono essere preimpostati, inoltre, il dipendente non può incorrere in errori, e ha la possibilità di tenere sotto controllo in tempo reale le attività già inoltrate e le spese già sostenute, anche con l’aiuto di grafici. La gestione via smartphone consente inoltre di compilare le richieste di rimborso ovunque e in pochi secondi, senza la necessità di conservare a lungo scontrini e ricevute con il rischio di perderle o che si degradino. L’app consente inoltre di calcolare con precisione l’ammontare dei rimborsi chilometrici grazie alla geolocalizzazione.  

I vantaggi per le aziende 

Tra le ricadute positive che l’utilizzo di Smartex può avere per le aziende c’è il fatto che l’app può essere preconfigurata in base alle proprie policy, con la determinazione dei tetti di spesa e l’associazione di ognuna di esse a un cliente o a un prospect. Ma il vero punto di forza di questa soluzione per le aziende è il fatto che introduca una massiccia dose di automatizzazione nelle procedure per i rimborsi, con le richieste che non dovranno più essere vagliate e verificate a mano, guadagnando così in velocità e riducendo l’incidenza di eventuali errori. Questo consente un notevole risparmio di tempo, che prima veniva utilizzato per adempimenti burocratici e che ora potrà essere speso in aziende per attività a più alto valore aggiunto. Grazie alla digitalizzazione dei documenti, infine, si potrà portare in conservazione sostitutiva i documenti rilevanti ai fini fiscali, e anche collegare il sistema con l’enterprise resource planning e il sistema di gestione delle paghe.

Un esempio in numeri

A dimostrazione dei vantaggi che Smartex può portare ad aziende e utenti ci sono i dati messi a punto dall’azienda, secondo cui l’intera procedura di compilazione di una nota spese può essere chiusa grazie al digitale in meno di un quarto d’ora, rendendo l’operazione del 35% più veloce rispetto a quanto avviene con la compilazione dei documenti cartacei, e del 43% più economica. Senza trascurare che digitalizzare le procedure di rimborso spese consente di effettuare controlli più puntuali, fino a un +40% rispetto al le medie attuali.

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