Negli ultimi anni la Pubblica Amministrazione ed il mondo dell’imprenditoria sono guidati dalla legislazione europea e da quella italiana verso inevitabili scelte di cambiamento, imposte da un opportuno utilizzo dell’innovazione tecnologica ed organizzativa. Il processo in atto di innovazione e riforma della Pubblica Amministrazione sta prevedendo una forte semplificazione amministrativa e strutturale, con particolare attenzione alla erogazione di servizi online, grazie soprattutto alle nuove opportunità di comunicazione tra amministrazioni, imprese e cittadini, garantite dalle tecnologie.
Le norme indirizzate alla trasformazione dei sistemi documentali pubblici ed emanate negli ultimi anni tendono ad una forte automatizzazione delle procedure attraverso strumenti quali il protocollo informatico, i sistemi di classificazione e fascicolazione elettronica, il trasferimento su supporto digitale della documentazione cartacea, la formazione dei documenti interamente in formato elettronico nativo. Si considerino gli investimenti in atto nei settori della sanità, della fiscalità e quelli in divenire nel settore giustizia e degli Enti locali.
Il tema della dematerializzazione della documentazione prodotta in un’organizzazione rappresenta oggi uno dei principali elementi di discussione all’interno dei processi di riorganizzazione aziendale e di gestione del cambiamento.
La tematica può essere affrontata da un punto di vista strettamente economico-organizzativo, con particolare attenzione alla riduzione dei costi e all’incremento di efficienza dei processi interni; da un punto di vista giuridico e archivistico, con la necessità di innovare tradizioni e prassi amministrative consolidate nella gestione documentale; da un punto di vista delle soluzioni tecniche, con il bisogno di rispondere alla domanda di efficienza, efficacia e trasparenza richieste dall’azione amministrativa, oltre a fornire tutte le garanzie in termini di autenticità e di integrità della documentazione, nonché di accessibilità e sicurezza nel contesto della conservazione. In questi ultimi anni leggi, decreti, regolamenti e circolari si sono susseguiti al fine di disciplinare ogni aspetto di tali innovazioni.
La fatturazione elettronica, per esempio, permette risparmi a livello aggregato stimati in circa un miliardo di euro l’anno e fortunatamente dal 6 giugno 2014 ne è stata introdotta la definitiva obbligatorietà per coloro che hanno rapporti commerciali con Ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza, estendendola dal 31 marzo 2015 anche a tutte le altre amministrazioni pubbliche, comprese le P.A. locali quali Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e gli enti ad esse sottoposti. In tal caso l’obiettivo non è solo di dematerializzare gli archivi delle fatture passive della Pubblica Amministrazione, ma di ottimizzare il processo di acquisto o, ancora meglio, di porre le condizioni necessarie perché l’uso della fatturazione elettronica si diffonda fra le organizzazioni private ed i professionisti, sia che il processo venga svolto internamente sia che venga affidato in outsourcing.
In Europa per esempio, già a partire dal 1 febbraio 2005, la pubblica amministrazione danese aveva l’obbligo di ricevere e gestire solo fatture in formato elettronico. Quindi da circa 10 anni in Danimarca, tutte le fatture B2G (Business to Government) ormai giungono e vengono gestite in formato elettronico.
Se inviare fatture elettroniche richiede qualche intervento sui sistemi gestionali, ricevere fatture elettroniche e processarle in modo automatico richiede in alcuni casi una revisione dei processi e dei sistemi informativi interni.
Riuscire ad interpretare correttamente e adottare all’interno di un’organizzazione la normativa in materia di gestione elettronica dei documenti, impone professionalità ed in molti casi anche un reale cambio di mentalità. Inoltre gestire in modo efficace un flusso documentale digitalizzato comporta per un’organizzazione o un professionista una miriade di vantaggi come: riduzione dei costi di archiviazione; migliore impiego del personale; migliori servizi ai clienti; risparmio di tempo nella predisposizione e nella ricerca documentale; maggiore sicurezza nella archiviazione e conservazione; migliore organizzazione logistica; maggiore competitività.
Le nuove Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale (GU Serie Generale n.59 del 12-3-2014 – Suppl. Ordinario n. 20), hanno introdotto una nuova figura professionale: il Responsabile della Conservazione, con adeguate competenze acquisite tramite un apposito corso di formazione. Essa deve possedere certamente non solo competenze IT, visto che deve gestire e conservare documenti e informazioni in formato digitale, ma anche forti competenze di organizzazione e di processo; in particolare deve possedere elevate capacità organizzative e saper gestire in modo efficace la transizione dei processi analogici dell’organizzazione al digitale, tenendo conto delle peculiarità della struttura in cui opera. Le figure solitamente più propense a ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione sono: i responsabili di direzione, i responsabili funzionali, i responsabili dei sistemi informativi, gli addetti alla gestione documentale, i project manager coinvolti nell’uso o nella realizzazione di un sistema di gestione dei documenti.
È indispensabile che tale figura sia capace di gestire con professionalità aspetti come: la riorganizzazione dei processi e dei flussi documentali; la razionalizzazione organizzativa e la semplificazione dei procedimenti; l’efficace integrazione del protocollo informatico; le modalità di interscambio dei dati tra imprese e P.A.; l’accesso ai servizi in rete e l’utilizzo della firma digitale; le strategie di sourcing; la valutazione dell’efficacia e dei livelli minimi di servizio; le soluzioni per il lavoro collaborativo; l’arricchimento dei contenuti dei portali aziendali e istituzionali in termini di trasparenza e tracciabilità.
È fondamentale quindi evidenziare che il sistema documentale di un’organizzazione non può essere gestito da personale improvvisato, in quanto ciò cagionerebbe un grave rischio per l’organizzazione e per le informazioni aziendali conservate, mettendo anche a repentaglio ogni possibilità di esibizione o consultazione successiva. Come stabilisce la normativa, i Responsabili della Conservazione devono essere formati seguendo corsi di formazione che abbiano almeno una valenza dimostrabile e che siano erogati da docenti altamente qualificati. In tal senso l’Europa sta proponendo e sollecitando queste nuove competenze che potrebbero essere, anche, propedeutiche alla creazione di nuovi posti di lavoro ed un’opportunità per chi ne è alla ricerca.
