Spese di trasferta? Per gestirle al meglio basta un'app - CorCom

RISORSE UMANE

Spese di trasferta? Per gestirle al meglio basta un’app

Per le aziende i viaggi di lavoro dei dipendenti possono trasformarsi in un laborioso processo di raccolta e rendicontazione di montagne di scontrini. La dematerializzazione e le tecnologie digitali però possono aiutare a semplificare questi processi amministrativi

18 Ago 2017

Per certi aspetti un’azienda è come una famiglia. Al di là delle dinamiche gerarchiche e relazionali, da cui si possono tirar fuori parecchie similitudini, un aspetto che rende le due realtà molto vicine tra loro è quello della gestione delle spese. Sì, perché così come un nucleo familiare ha la necessità di tenere sotto controllo le uscite dei membri che la compongono, allo stesso modo per un’azienda è importante intercettare e monitorare i flussi di spesa dei propri dipendenti. E in entrambi i casi questa necessità si amplifica quando si tratta di dover far fronte alle cosiddette “spese di trasferta”: un weekend fuori porta o una vacanza per la famiglia, un viaggio di lavoro dei dipendenti per l’azienda.

Nel caso delle aziende però, anche solo per una questione numerica, la gestione delle “spese di trasferta” può rivelarsi particolarmente complessa e trasformarsi in un laborioso processo di raccolta e rendicontazione di montagne di scontrini. A questo proposito qualche settimana fa l’agenzia delle Entrate, tramite la risoluzione 96/E/2017, ha dato il via libera alla conservazione soltanto elettronica dei giustificativi di spesa. Peraltro, il cammino che porta alla contabilità dematerializzata, in certi casi, è già stato intrapreso. Ci riferiamo a quelle aziende che già puntano a diminuire l’utilizzo del contante tra i dipendenti e stanno sposando policy a favore dell’utilizzo di budget di spesa limitati.

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Tornando alla gestione delle spese di trasferta, ci sono soluzioni emergenti nel settore delle tecnologie digitali in grado di aiutare le aziende a semplificare i processi amministrativi. Una di queste è Soldo Business, un’innovativa applicazione di gestione delle risorse finanziarie, che dà la possibilità di aprire un conto spese multiutente. In questo modo ogni dipendente può essere dotato di una carta personale prepagata del circuito MasterCard da utilizzare anche in trasferta. Tra i vantaggi di questa soluzione c’è ad esempio la possibilità di ricevere notifiche in contemporanea sia sullo smartphone del dipendente che di chi gestisce l’amministrazione, bloccare qualsiasi carta con un semplice clic in caso di smarrimento, o allegare le foto di scontrino e fattura per ogni voce di spesa realizzata. Per questo chi ha già deciso di lanciarsi nell’utilizzo di strumenti innovativi nella gestione della contabilità, ne testimonia i vantaggi evidenti in termini operativi.

Infine secondo un recente sondaggio commissionato da Booking.com Business nell’ultimo anno il 49% di chi ha effettuato viaggi per motivi professionali ha poi deciso di prolungare almeno una volta la propria permanenza nella città di destinazione, trasformando così una trasferta di lavoro in un viaggio di piacere. Ecco quindi che le dinamiche di azienda e famiglia tornano a sovrapporsi. Ed ecco che anche in questo caso la scelta dei servizi di Soldo può rivelarsi vincente: perché gli ideatori della startup fintech hanno pensato anche a una versione “Family” dell’applicazione, pensata per soddisfare le esigenze di gestione delle spese nella sfera privata.