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Certificazioni su misura di business: processi e dataset si fanno “smart”

L’Advanced Enterprise Management System di Archivia aumenta l’efficienza operativa abbattendo il rischio di sovrapposizione di informazioni e procedure. E aiuta a sviluppare una visione d’insieme, a definire obiettivi specifici per migliorare l’execution e a rendere partecipi tutti gli attori della filiera. Luca Lonardi e Luciano Quartarone spiegano come sta evolvendo lo scenario

Pubblicato il 29 Dic 2022

document management workflow compliance concept
Immagine da Shutterstock

Il tema delle certificazioni è cruciale per le imprese che mirano a guadagnare vantaggio competitivo inserendosi in filiere ad alto valore aggiunto o posizionando l’offerta nei confronti dei clienti finali attraverso la fornitura di prodotti e servizi garantiti in base a standard rigorosi. Naturalmente, il pensiero corre subito alle certificazioni ambientali e più in generale al mondo ESG, ma in realtà esistono diversi ambiti in cui le aziende ambiscono a ottenere un riconoscimento imparziale sugli sforzi profusi per migliorare la qualità, la sicurezza, la continuità e resilienza dei propri processi, il lecito trattamento di dati personali. È sufficiente citare la sfera della cybersecurity, o quella della data protection, o ancora quella della salute e della sicurezza sul lavoro, per comprendere ciò di cui si sta parlando.

La complessità nella gestione delle certificazioni

Sono campi generalmente molto diversi tra loro, ma rispetto ai quali non mancano sovrapposizioni e ridondanze in termini di informazioni da raccogliere e condividere, sia con il mercato sia con gli stakeholder sia, soprattutto, con gli enti certificatori. E con la progressiva crescita del numero di processi da analizzare e di report da mettere insieme, qualche volta la governance può diventare davvero complessa, specie nel momento in cui l’azienda ha a che fare con differenti schemi e norme di riferimento. Ecco perché un approccio integrato e agile alla gestione delle certificazioni oggi, per molte imprese, rischia di non essere più una semplice opzione, ma una necessità.

Parliamo in questo caso delle metodologie e delle soluzioni di Advanced Enterprise Management System, che prevedono l’utilizzo di piattaforme digitali in grado di raccogliere e classificare, uniformandoli, i dati che alimentano la reportistica e le funzioni di controllo sul piano della conformità.

Tra le tech company che oggi propongono quest’approccio c’è lo specialista del document management Archiva Group, che ha messo a punto una soluzione di gestione agile della documentazione a supporto delle certificazioni. “È un sistema evoluto, che consente di trasferire buone pratiche in grado di migliorare sensibilmente il rapporto con le attività legate all’ottenimento e al mantenimento delle certificazioni”, spiega Luca Lonardi, G.R.C. Practice Director. “In particolare, ci stiamo concentrando su una serie di tematiche che riteniamo fondanti per quella che sarà l’azienda di domani: sicurezza delle informazioni aziendali e personali (con particolare riferimento alla cybersecurity), sostenibilità e conservazione a norma dei documenti. Ma il nostro sguardo è già diretto anche verso gli ambiti dell’anticorruzione e della continuità operativa”.

L’approccio di Archiva all’Advanced Enterprise Management System

Il principio è abbastanza semplice: invece di implementare tanti sistemi di gestione quante sono le certificazioni ottenute, la piattaforma di Archiva lavora su una high level structure che ricalca la struttura dell’HLS definita da ISO e uniforma e fa convergere i processi e i dataset comuni agli schemi su cui sono costruite le varie certificazioni in portafoglio. “L’obiettivo è efficientare le operazioni di monitoraggio dei punti di controllo, abbattendo il rischio di sovrapposizione di informazioni e procedure che tipicamente deriva da una gestione tradizionale, ovvero non integrata e non coordinata”, precisa Luciano Quartarone, CISO & DPO di Archiva.

Ma non si tratta solo di rendere più efficaci e affidabili i sistemi con cui compliance manager e CISO verificano che l’organizzazione soddisfi, schema per schema, i requisiti tecnici di conformità: l’Advanced Enterprise Management System aiuta anche a sviluppare una visione d’insieme delle certificazioni aziendali, e soprattutto a definire obiettivi specifici per migliorare l’esecuzione delle iniziative lungo ciascuna direttrice, con la possibilità di rendere partecipi al progetto tutti gli attori della filiera. “L’engagement delle persone è fondamentale”, nota Lonardi, “e non dipende tanto dalle conoscenze tecniche o di compliance, quanto dalla consapevolezza e dalla convinzione con cui i collaboratori agiscono nel quotidiano”.

Governare il cambiamento, non solo sul piano gestionale

Per Quartarone si tratta di un vero e proprio cambio di paradigma: “Si passa dal vivere gli adempimenti e i requisiti delle certificazioni come un obbligo burocratico al percepirli come nuove opportunità di crescita, oltre che all’istituzione di strumenti avanzati per la misurazione delle performance dei processi interni”. Del resto, è a questo che servono le certificazioni. Inutile conseguire una certificazione del sistema di gestione della qualità ISO 9001, ad esempio, solo per poterla esporre dietro la scrivania: la si ottiene perché si ha il preciso obiettivo di migliorare la qualità dei propri prodotti e dei servizi, e per farlo è necessario studiare i processi, valutarli e potenziarli continuativamente.

“Grazie all’Advanced Enterprise Management System i processi vengono integrati direttamente nella definizione delle procedure di conformità, che non sono più prerogativa del solo CISO, ma dei singoli responsabili di area, i quali” – spiega Luca Lonardi – “assumono un ruolo centrale nella scelta delle metriche di valutazione del processo e nel coordinamento delle attività di rilevamento di eventuali criticità”.

Ai manager di Archiva non sfugge ovviamente il fatto che una trasformazione tanto radicale non è semplice da digerire per la tipica impresa italiana, che spesso non ha la forza necessaria ad affrontare in breve tempo una sfida così onerosa. “Un aspetto interessante della nostra proposta”, continua Lonardi, “è la sua capacità di accompagnare le organizzazioni lungo questa transizione attraverso piccoli step, da compiere con strutture leggere e agili, in grado di integrare flussi e processi nel giro di poche settimane, senza stravolgere i grandi monoliti dell’azienda, ma agendo su aree specifiche con un approccio graduale”.

Correttamente interpretato, questo cambiamento diventa anche il pretesto per incentivare la collaborazione tra reparti che, con i metodi tradizionali, continuerebbero a lavorare secondo la logica dei silos. “Confrontandosi, parlando un linguaggio comune, emergono invece falle dei processi di cui non ci si accorgerebbe mai mantenendo una rigida separazione dipartimentale”, sostiene Quartarone. “Solo una visione olistica, infatti, permette di capire il modo in cui un singolo processo di dipartimento cade a cascata sull’intera organizzazione. Comprendere le esigenze dei colleghi attraverso momenti di condivisione è infine essenziale nell’ottica di aiutare l’impresa a non mettere la testa sotto la sabbia nel momento in cui vengono riscontrate anomalie sul piano della conformità”.

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